Teil 1 — Konto & erste Schritte (Cloud)

🖥️ Cloud-Dashboard — du arbeitest im Browser.

1.1 Registrieren

Du legst dein Operator-Konto selbst an — über das Registrierungs-Formular auf boothpilot.de (der Knopf „Kostenlos testen"). Damit startet gleichzeitig deine sechswöchige Testphase; einen anderen Weg ins System gibt es nicht, und eine Freischaltung durch uns brauchst du nicht. Du brauchst eine E-Mail-Adresse, ein sicheres Passwort und eine Authenticator-App auf dem Handy (für die Zwei-Faktor-Anmeldung, dazu gleich mehr). Eine Kreditkarte wird beim Anlegen nicht abgefragt.

• Land: Die Selbst-Registrierung ist derzeit auf Deutschland und Österreich beschränkt. Sitzt dein Unternehmen in der Schweiz oder anderswo, melde dich direkt bei uns — wir schalten Einzelfälle von Hand frei. Achte als österreichischer Betrieb darauf, deinen Steuersatz unter Konto → Buchhaltung selbst auf 20 % zu stellen; voreingestellt sind die deutschen 19 %.
• E-Mail bestätigen: Nach der Anmeldung bekommst du eine Bestätigungs-Mail. Erst nach dem Klick darauf wird dein Konto aktiv.
• Passwort: Mindestens 12 Zeichen. Sehr schwache oder bekannt geleakte Passwörter werden abgelehnt — das schützt dein Geschäft.
• AVV bestätigen - Der Auftragsverarbeitungsvertrag. Den kannst du als PDF öffnen und durchlesen. Dass wir deine Daten verarbeiten dürfen, musst du diesen akzeptieren.
• AGB bestätigen - Das sind die AGB von Boothpilot. Bitte durchlesen und akzeptieren.
• Produktnews (freiwillig): Ein drittes, optionales Häkchen. Setzt du es, schicken wir dir gelegentlich eine E-Mail zu neuen Funktionen, Tipps und Angeboten. Kein Spam, und deine Adresse wird weder verkauft noch an Dritte weitergegeben. Es ist keine Voraussetzung für die Registrierung, du kannst es jederzeit unter Konto → Profil nachholen oder zurücknehmen, und in jeder dieser Mails steht ein Abmeldelink. Service-E-Mails zu deinem Konto — Rechnungen, Sicherheitshinweise, Box-Alarme — bekommst du unabhängig davon.

Verwechsle nicht: Die Plattform-AGB (Schritt 3) sind die Bedingungen zwischen dir und BoothPilot. Davon getrennt sind deine eigenen AGB gegenüber deinen Kunden — die hinterlegst du später selbst (siehe 3.5).

1.2 Der Onboarding-Ablauf

Nach der ersten Anmeldung führt dich ein kurzer Assistent durch die Pflicht-Schritte. Du kommst erst ins Dashboard, wenn alle erledigt sind.

1. Willkommen — kurze Begrüßung.
2. Branding — dein Geschäftsname und optional ein Logo.
3. Subdomain (nur Autopilot) — die Adresse deiner BoothPilot-Webseite, z.B. in der Form deinname.boothpilot.app.
4. Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten — Pflicht. Du koppelst deine Authenticator-App per QR-Code (siehe 1.3).

1.3 Dein Konto absichern

Dein Konto verwaltet Kundendaten und Geld — entsprechend ernst nimmt BoothPilot die Sicherheit. Alle Einstellungen dazu findest du unter Dashboard → Konto → Sicherheit.

Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA) — Pflicht Beim Onboarding koppelst du eine Authenticator-App (z.B. Google Authenticator, 1Password, Authy). Danach brauchst du bei jedem Login zusätzlich zum Passwort einen 6-stelligen Code aus der App. Aber keine Angst, beim Code eingeben gibt es einen Haken den du setzen kannst, um zu verhindern dass du dich bei jedem Aufruf des Dashboards neu einloggen musst. Voraussetzung ist, dass es das gleiche Gerät ist, von dem du dich einloggst.

Sichere deine Notfall-Codes sofort. Bei der Einrichtung bekommst du Einmal-Recovery-Codes zum Herunterladen. Verlierst du dein Handy, meldest du dich mit einem davon an. Bewahre sie getrennt vom Handy auf (Passwort-Manager oder ausgedruckt). Hast du Handy und alle Codes verloren, hilft nur der Support.

Extra-Bestätigung bei sensiblen Aktionen Bevor du Passwort, E-Mail oder Bankdaten änderst, fragt das Dashboard noch einmal einen frischen 2FA-Code ab — selbst wenn du schon eingeloggt bist. Das schützt dich, falls jemand deine Sitzung übernimmt. Die Bestätigung gilt danach für ein paar Minuten.

Warnung bei neuem Gerät Loggst du dich von einem unbekannten Gerät ein, bekommst du eine E-Mail mit Browser, System, ungefährem Ort und Zeit. Warst du das, musst du nichts tun. Kommt dir die Anmeldung verdächtig vor, klickst du in der Mail auf den Link, um sofort alle Sitzungen zu beenden und dein Passwort neu zu setzen. Vertraute Geräte (z.B. nach einem Browser-Update oder dem Wechsel von WLAN zu Mobilfunk) lösen normalerweise keine Warnung aus.

Aktive Sitzungen Unter Konto → Sicherheit siehst du alle Geräte, auf denen du eingeloggt bist, und kannst sie einzeln abmelden — praktisch, wenn du mal an einem fremden Laptop angemeldet warst.

1.4 Plan, Testphase & Abo-Bezahlung

Unter Dashboard → Konto → Plan findest du alles rund um dein BoothPilot-Abo.

• Testphase: Ab der Registrierung (1.1) bekommst du sechs Wochen kostenlosen Vollzugriff, ohne Kreditkarte. Du testest dabei auf dem größten Plan, Autopilot — alle Bereiche des Dashboards sind offen, auch die, die in diesem Handbuch mit 💶 markiert sind. Erst wenn du dich am Ende für einen kleineren Plan entscheidest, verschwinden die zugehörigen Bereiche aus der Navigationsleiste. Vor Ablauf erhältst du mehrere Erinnerungsmails. Buchst du schon während der Testphase einen Plan, verschenkst du keinen einzigen Testtag: Dein Zugang ist ab dem Klick vollständig frei — unter anderem nimmt dein Buchungskalender ab dann auch Termine nach dem Ende der Testphase an —, abgebucht wird aber erst nach ihrem Ende. Drei Tage vorher erinnern wir dich noch einmal an die erste Abrechnung. Ausnahme sind die letzten beiden Tage der Testphase: Wer so kurz vor Schluss bucht, wird sofort abgerechnet.
• Wenn die Testphase ausläuft: Wählst du keinen Plan, wird nichts abgebucht und im ersten Schritt auch nichts gelöscht — dein Konto geht in einen eingeschränkten Modus (die Box druckt nicht mehr und setzt ein Wasserzeichen, neue Galerien laufen nach 24 Stunden ab, deine Buchungswebsite zeigt eine Platzhalter-Seite). Buchst du in dieser Zeit einen Plan, ist alles sofort wieder frei, ohne dass etwas verloren geht. Bleibt das Konto ungenutzt, wird es allerdings nicht ewig aufbewahrt: 60 Tage nach Ablauf schicken wir dir eine ausdrückliche Vorwarnung per E-Mail, und 90 Tage nach Ablauf wird das Konto mit allen Daten endgültig gelöscht. Willst du deine Daten behalten, buche vorher einen Plan oder hol sie dir über den Datenexport heraus (siehe 2.2).
• Kündigen: Jederzeit über das Zahlungsportal unter Konto → Plan, wirksam zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode. Zwei Dinge passieren dabei automatisch: Dein Buchungskalender nimmt ab sofort keine Termine mehr an, die nach dem Ende deines Zugangs liegen, und falls schon welche gebucht sind, bekommst du eine E-Mail mit der Liste — diese Kundinnen und Kunden musst du selbst informieren, das übernehmen wir nicht für dich. Hattest du während der Testphase gebucht und kündigst noch vor der ersten Abrechnung, läuft dein Konto einfach als Testphase weiter, bis diese regulär endet. Hast du es dir anders überlegt, nimmst du die Kündigung unter Konto → Plan mit einem Klick wieder zurück — solange dein Zugang noch läuft; danach buchst du einfach neu.
• Plan wechseln: Box Pilot, Web Pilot oder Autopilot, jederzeit unter Konto → Plan. Läuft deine Testphase noch, greift der Wechsel sofort — abgerechnet wird trotzdem erst zum Ende der Testphase, dann zum neuen Tarif. Hast du schon ein laufendes Abo, wird der Wechsel zum Ende deiner Abrechnungsperiode wirksam: Du zahlst die angefangene Periode zu Ende und ab der nächsten den neuen Preis, es gibt also keine anteilige Zwischenrechnung. Bis zum Stichtag steht der vorgemerkte Wechsel mit Datum auf derselben Seite und lässt sich dort zurücknehmen. Gebuchte Zusatzboxen laufen unverändert weiter. Beim Herunterstufen verlierst du zum Stichtag die Bereiche, die der kleinere Plan nicht enthält — bei Box Pilot etwa Buchungssystem und eigene Webseite; deine Daten bleiben erhalten und sind nach einem späteren Upgrade wieder da.
• Jahreszahlung spart 25 % gegenüber der monatlichen Zahlung (gilt für den Plan-Preis).
• Zusätzliche Box: Eine Box ist in jedem Plan inklusive. Jede weitere kostet 15 € pro Monat (bei Jahreszahlung 180 € pro Jahr, jeweils zzgl. USt.). Du verwaltest dein Box-Kontingent unter Konto → Plan — erhöhen geht jederzeit per Klick (anteilige Verrechnung übernimmt der Zahlungsanbieter automatisch), reduzieren, sobald du weniger Boxen aktiv betreibst. Nicht mehr benötigte Boxen entfernst du unter Box → [deine Box] → Box löschen, bevor du dein Kontingent buchst.
• Bezahlung: per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift. Über den Zahlungs-Portal-Link verwaltest du Zahlungsmittel und Rechnungen deines Abos selbst.

Nicht verwechseln: Hier geht es um dein Abo bei BoothPilot. Wie deine Kunden bei dir bezahlen (PayPal, Überweisung …), stellst du an anderer Stelle ein — siehe 2.2 und 5.3.