Teil 1 — Konto & erste Schritte (Cloud)

🖥️ Cloud-Dashboard — du arbeitest im Browser.

1.1 Registrieren

Du legst dein Operator-Konto online an. Du brauchst eine E-Mail-Adresse, ein sicheres Passwort und eine Authenticator-App auf dem Handy (für die Zwei-Faktor-Anmeldung, dazu gleich mehr).

  • Land: Die Selbst-Registrierung ist auf Deutschland, Österreich und die Schweiz beschränkt, weil die Buchhaltungs-Logik auf diese Länder ausgelegt ist. Operierst du außerhalb, melde dich direkt bei uns.
  • E-Mail bestätigen: Nach der Anmeldung bekommst du eine Bestätigungs-Mail. Erst nach dem Klick darauf wird dein Konto aktiv.
  • Passwort: Mindestens 12 Zeichen. Sehr schwache oder bekannt geleakte Passwörter werden abgelehnt — das schützt dein Geschäft.

1.2 Der Onboarding-Ablauf

Nach der ersten Anmeldung führt dich ein kurzer Assistent durch die Pflicht-Schritte. Du kommst erst ins Dashboard, wenn alle erledigt sind — das ist Absicht, denn ohne diese Angaben dürftest du keine Kundendaten verarbeiten.

  1. Willkommen — kurze Begrüßung.
  2. Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten — Pflicht. Du koppelst deine Authenticator-App per QR-Code (siehe 1.3).
  3. Plattform-AGB — die Nutzungsbedingungen zwischen dir und BoothPilot akzeptieren.
  4. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) — regelt, dass BoothPilot in deinem Auftrag Daten verarbeitet. Ohne diesen Schritt darfst du rechtlich keine Gäste-Fotos verarbeiten.
  5. Branding — dein Geschäftsname und optional ein Logo.
  6. Subdomain (nur Autopilot) — die Adresse deiner BoothPilot-Webseite, z.B. in der Form deinname.boothpilot.app.

Der BoothPilot-Onboarding-Assistent mit den Pflicht-Schritten
Der BoothPilot-Onboarding-Assistent mit den Pflicht-Schritten

Verwechsle nicht: Die Plattform-AGB (Schritt 3) sind die Bedingungen zwischen dir und BoothPilot. Davon getrennt sind deine eigenen AGB gegenüber deinen Kunden — die hinterlegst du später selbst (siehe 3.4).

Die Onboarding-Checkliste bleibt dir dauerhaft erhalten: Unter Dashboard → Konto → Erste Schritte kannst du übersprungene Schritte jederzeit nachholen.

1.3 Dein Konto absichern

Dein Konto verwaltet Kundendaten und Geld — entsprechend ernst nimmt BoothPilot die Sicherheit. Alle Einstellungen dazu findest du unter Dashboard → Konto → Sicherheit.

Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA) — Pflicht Beim Onboarding koppelst du eine Authenticator-App (z.B. Google Authenticator, 1Password, Authy). Danach brauchst du bei jedem Login zusätzlich zum Passwort einen 6-stelligen Code aus der App.

Zwei-Faktor-Anmeldung in BoothPilot koppeln: QR-Code scannen und Code eingeben
Zwei-Faktor-Anmeldung in BoothPilot koppeln: QR-Code scannen und Code eingeben

Sichere deine Notfall-Codes sofort. Bei der Einrichtung bekommst du Einmal-Recovery-Codes zum Herunterladen. Verlierst du dein Handy, meldest du dich mit einem davon an. Bewahre sie getrennt vom Handy auf (Passwort-Manager oder ausgedruckt). Hast du Handy und alle Codes verloren, hilft nur der Support.

Extra-Bestätigung bei sensiblen Aktionen Bevor du Passwort, E-Mail oder Bankdaten änderst, fragt das Dashboard noch einmal einen frischen 2FA-Code ab — selbst wenn du schon eingeloggt bist. Das schützt dich, falls jemand deine Sitzung übernimmt. Die Bestätigung gilt danach für ein paar Minuten.

Warnung bei neuem Gerät Loggst du dich von einem unbekannten Gerät ein, bekommst du eine E-Mail mit Browser, System, ungefährem Ort und Zeit. Warst du das, musst du nichts tun. Kommt dir die Anmeldung verdächtig vor, klickst du in der Mail auf den Link, um sofort alle Sitzungen zu beenden und dein Passwort neu zu setzen. Vertraute Geräte (z.B. nach einem Browser-Update oder dem Wechsel von WLAN zu Mobilfunk) lösen normalerweise keine Warnung aus.

Aktive Sitzungen Unter Konto → Sicherheit siehst du alle Geräte, auf denen du eingeloggt bist, und kannst sie einzeln abmelden — praktisch, wenn du mal an einem fremden Laptop angemeldet warst.

1.4 Plan, Testphase & Abo-Bezahlung

Unter Dashboard → Konto → Plan findest du alles rund um dein BoothPilot-Abo.

  • Testphase: Beim Self-Service-Start bekommst du eine kostenlose Testphase. Vor deren Ablauf erhältst du mehrere Erinnerungsmails.
  • Plan wechseln: Box Pilot, Web Pilot oder Autopilot — jederzeit umstellbar.
  • Jahreszahlung spart 25 % gegenüber der monatlichen Zahlung.
  • Zusätzliche Box: Jede weitere Box kostet einen kleinen monatlichen Aufpreis.
  • Bezahlung: per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift. Über den Zahlungs-Portal-Link verwaltest du Zahlungsmittel und Rechnungen deines Abos selbst.

Nicht verwechseln: Hier geht es um dein Abo bei BoothPilot. Wie deine Kunden bei dir bezahlen (PayPal, Überweisung …), stellst du an anderer Stelle ein — siehe 2.2 und 5.3.