Teil 0 — Verstehen, wie BoothPilot funktioniert

💡 Grundlagen — gilt für alle und macht den Rest verständlich.

Bevor du loslegst, lohnen sich fünf Minuten Grundverständnis. Danach ergibt jeder Knopf im System von selbst Sinn.

0.1 Die zwei Welten: Cloud-Dashboard & Box

BoothPilot besteht aus zwei Teilen, die ständig miteinander reden:

• Das Cloud-Dashboard — deine Schaltzentrale im Browser (am Laptop oder Handy). Hier verwaltest du dein Geschäft: Buchungen, Events, Pakete, deine Webseite, Rechnungen und die Einstellungen deiner Boxen. Das Dashboard ist immer und überall erreichbar, auch wenn keine Box in der Nähe ist.
• Die Box — der Fotobox-Computer vor Ort mit Touchscreen, Kamera und Drucker. Sie macht die Fotos, druckt sie und zeigt den Gästen den QR-Code zur Galerie.

Beide gleichen sich automatisch ab: Eine Änderung im Dashboard erscheint nach kurzer Zeit an der Box, eine Änderung an der Box landet wenig später im Dashboard. Wichtig: Die Box funktioniert auch komplett ohne Internet weiter — Fotos, Druck und lokale Galerie laufen offline. Sobald wieder Verbindung da ist, gleicht sich alles von selbst ab. Du musst nie etwas von Hand anstoßen.

Faustregel der Abgleich-Zeiten: Dashboard → Box dauert bis zu 5 Minuten. Box → Dashboard dauert bis zu 30 Sekunden. Ändert sich dasselbe an beiden Orten gleichzeitig, gewinnt automatisch die jüngere Änderung.

0.2 Die Grundbegriffe

0.3 Warum Event und Buchung getrennt sind

Das ist die wichtigste Aufteilung im ganzen System — und sie ist bewusst so gewählt:

• Eine Buchung ist Papierkram: Kunde, Paket, Preis, Angebot, Rechnung, Zahlung. Sie lebt im Dashboard und hat mit der Technik vor Ort nichts zu tun.
• Ein Event ist Technik: Welche Box läuft, welche Vorlage wird gedruckt, wie heißt die Galerie-PIN, wie viele Drucke sind erlaubt.

Warum nicht alles in einem? Weil die beiden Welten unterschiedlichen Regeln folgen. Eine Rechnung darf aus steuerlichen Gründen nachträglich nicht mehr verändert werden — ein Event-Hintergrundbild dagegen tauschst du noch fünf Minuten vor Beginn aus. Würde beides in einem Datensatz stecken, würdest du dir bei jeder kleinen technischen Änderung die Buchhaltung „anfassen". Durch die Trennung bleibt deine Buchhaltung sauber und unveränderlich, während du an der Technik frei herumschrauben kannst.

Wie sie zusammenhängen: Sobald eine Buchung bestätigt ist, entsteht (bei Web-Pilot/Autopilot) automatisch das passende Event dazu — mit demselben Datum und denselben Eckdaten. Auf der Buchungs-Detailseite findest du einen Direkt-Link zum Event und umgekehrt. Du kannst Events aber auch ganz ohne Buchung anlegen (siehe 9.2) — genau das machen reine Box-Pilot-Operator, die ihre Buchhaltung außerhalb von BoothPilot führen.

Mehrtägige Events: Eine mehrtägige Veranstaltung ist ein Event über mehrere Tage (eine durchgehende Galerie, eine Box-Session) — nicht mehrere Tages-Events. Du gibst dafür einfach ein Start- und ein End-Datum an.

0.4 Deine drei Pläne im Überblick

Den Plan wählst und wechselst du jederzeit unter Dashboard → Konto → Plan. Die Navigationsleiste zeigt dir nur die Bereiche, die dein Plan freischaltet — was du nicht siehst, gehört zu einem höheren Plan.