Teil 5 — Buchungen & Belege

🖥️ Cloud-Dashboard — du arbeitest im Browser.

💶 Nur Web Pilot / Autopilot. Reine Box-Pilot-Operator führen ihre Buchhaltung außerhalb und können diesen Teil überspringen — bis auf 5.5, falls du Events ohne Buchung anlegst.

5.1 Der Buchungs-Lebenszyklus

Eine Buchung durchläuft Stationen. Du findest alle unter Dashboard → Buchungen (als Liste oder als Kanban-Brett).

Buchungen als Kanban-Brett im BoothPilot-Dashboard
Buchungen als Kanban-Brett im BoothPilot-Dashboard

Anfrage → Angebot → Akzeptiert → (Wartet auf Zahlung) → Bestätigt → Bezahlt → Abgeschlossen
                                                              ↓
                                                          Verschoben (auf Kundenwunsch)
  • Anfrage — der Kunde hat angefragt, aber noch nicht direkt gebucht. Du schickst zuerst ein Angebot.
  • Angebot — der Kunde nimmt es im Portal an, oder du bestätigst die Annahme manuell.
  • Akzeptiert / Wartet auf Zahlung / Bestätigt / Bezahlt — in diesen Phasen stehen die jeweiligen Rechnungen in der Dokumente-Karte der Buchung bereit.
  • Abgeschlossen — entweder automatisch (Event vorbei, Galerie verschickt, bezahlt) oder per Klick „Buchung jetzt abschließen" (ab Status „Bestätigt"). Es gibt ein 14-Tage-Fenster, in dem du eine abgeschlossene Buchung wieder öffnen kannst.
  • Verschoben — der Kunde hat über sein Portal einen neuen Wunschtermin beantragt (siehe 5.4).

5.2 Die Buchungs-Detailseite

Klickst du eine Buchung an, siehst du von oben nach unten:

  1. Kennzahlen — Buchungs-Nummer, Event-Datum, Gesamtbetrag, Eingangsdatum.
  2. Kunde / Rechnungsadresse / Veranstaltungsort — drei Karten mit „Bearbeiten"-Button.
  3. Vertrag, Dokumente & Zahlungs-Aktionen — je nach Status.
  4. Verlinkung zum Event und ggf. „Buchung abschließen".
  5. Gefahrenzone (Stornieren) ganz unten.

Kundendaten pflegen:

  • Kunde (Name, E-Mail, Telefon): Änderungen werden sofort gespeichert. Änderst du die E-Mail, wird der bisherige Kunden-Zugang ungültig und an die neue Adresse geht eine Bestätigungsmail. Schlägt der Mail-Versand fehl, ist die Buchung trotzdem gespeichert — du kannst die Mail über „Zugang neu senden" nachschicken.
  • Rechnungsadresse (Firma, Name, Straße, PLZ, Ort): erscheint auf Angebot und Rechnung. Änderst du sie, nachdem schon Rechnungen raus sind, kommt ein Warnhinweis — dann den Korrektur-Weg aus 5.3 gehen.
  • Veranstaltungsort: erscheint auf dem Angebot, wenn er von der Rechnungsadresse abweicht.

Sprache: Pro Buchung schaltest du zwischen Deutsch und Englisch um — das steuert sowohl die PDF- als auch die Mail-Sprache.

Namen ändern: Event- und Buchungsname kannst du direkt am Titel über das Stift-Symbol bearbeiten.

5.3 Angebote & Rechnungen

Belege entstehen in der Dokumente-Karte der Buchung. Alle ausgestellten Belege findest du außerdem gesammelt unter Dashboard → Dokumente — filterbar nach Typ, Zeitraum und Status, mit Export für deinen Steuerberater. Die Belegnummern laufen pro Jahr und Typ lückenlos durch.

Bevor du Belege ausstellst: Hinterlege deine Buchhaltungs-Stammdaten unter Konto → Unternehmen (Rechtsform, Geschäftsadresse, Steuerangaben) und Konto → Buchhaltung. Bis das vollständig ist, weist ein Banner auf jeder Buchung darauf hin.

Zahlarten für deine Kunden (unter Konto → Unternehmen):

  • PayPal — deine PayPal-E-Mail hinterlegen, funktioniert sofort.
  • Bank-Überweisung — IBAN/BIC hinterlegen; die Schlussrechnung kommt dann mit IBAN-Block und Zahlungsfrist.
  • Manuell — du machst ein Angebot, der Kunde bestätigt, du markierst manuell als bezahlt.
  • Anfrage — kein Direkt-Checkout; der Kunde fragt nur an, du erstellst ein Angebot.

Rechnung korrigieren (nach Versand): Eine Rechnungsadresse auf einem bereits ausgestellten Beleg zu ändern, ist aus steuerlichen Gründen nicht erlaubt. Der richtige Weg:

  1. Adresse in der Rechnungsadress-Karte ändern (ein Banner weist darauf hin, dass der alte Beleg noch die alte Adresse hat).
  2. In der Dokumente-Karte „Stornieren + neu ausstellen" wählen und bestätigen.
  3. Das System storniert den alten Beleg, stellt eine neue Rechnung mit der aktuellen Adresse aus und schickt dem Kunden eine Korrektur-Mail mit beiden PDFs. Es gibt keine Doppelbelastung — nur die neue Rechnung ist zahlungsrelevant; die Mail erklärt das dem Kunden.

5.4 Verschiebungen, Kunden-Zugang & Box-Übernahme

Termin-Verschiebung: Reicht ein Kunde über sein Portal einen neuen Wunschtermin ein:

  1. Der Status springt auf „Verschoben" und du bekommst eine Mail.
  2. Oben auf der Buchungs-Detailseite erscheint eine Karte mit „alter Termin → neuer Wunschtermin" und zwei Buttons: Termin annehmen (Datum wird übernommen, Status zurück auf „Bestätigt", Bestätigungsmail raus — auch das verknüpfte Event zieht automatisch mit) oder Ablehnen (Originaltermin bleibt; optional mit kurzer Begründung).
  3. Auf der Startseite taucht das Ganze als Aufgabe auf.

Der Kunden-Zugang: Dein Kunde öffnet sein Buchungs-Portal über einen Link aus seiner Mail (gültig 24 Stunden). Dort sieht er Buchungsdetails und kann verschieben oder stornieren.

  • Meldet der Kunde „Link funktioniert nicht / abgelaufen": Er fordert sich über die Portal-Seite mit seiner E-Mail-Adresse selbst einen neuen Link an — ganz ohne dein Zutun.
  • Kommt keine Mail: Spam-Ordner prüfen. Notfalls über „Zugang neu senden" in der Buchung erneut verschicken.

Box von einem anderen Operator übernehmen: Kaufst oder verkaufst du eine gebrauchte Box, läuft die Übergabe sauber und ohne Datenmischung:

  1. Der bisherige Besitzer trägt im Dashboard die E-Mail des neuen Besitzers bei „Box übergeben" ein.
  2. Der neue Besitzer bekommt eine Mail und bestätigt die Übernahme.
  3. Der Support gibt die Übergabe final frei. Bis dahin läuft die Box noch beim bisherigen Besitzer.

Solange beim bisherigen Besitzer noch offene Buchungen laufen, wird die Übergabe blockiert — so landen keine Fotos in fremden Galerien.

5.5 Eine Buchung von Hand anlegen

Du kannst eine Buchung auch ohne Kundenanfrage selbst erfassen — Dashboard → Buchungen → Buchung erstellen. Praktisch, wenn ein Kunde telefonisch oder per Mail gebucht hat. Eine als „bereits bezahlt" angelegte Buchung kann sofort ihre Rechnung ausstellen.

Box-Pilot ohne Buchungssystem: Du brauchst keine Buchung, um ein Event zu fahren. Lege das Event einfach direkt an — Dashboard → Events → Event erstellen oder direkt an der Box (siehe 9.2).