Teil 5 — Buchungen & Belege

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💶 Nur Web Pilot / Autopilot. Reine Box-Pilot-Operator führen ihre Buchhaltung außerhalb und können diesen Teil überspringen — bis auf 5.5, falls du Events ohne Buchung anlegst.

5.1 Der Buchungs-Lebenszyklus

Eine Buchung durchläuft Stationen. Du findest alle unter Dashboard → Buchungen (als Liste oder als Pipeline, einem Kanban-Brett). In der Pipeline stehen Buchungen, die auf Zahlung warten, in der Spalte „Bestätigt"; verschobene Buchungen findest du nur in der Liste.

Anfrage → Angebot → Akzeptiert → (Wartet auf Zahlung) → Bestätigt → Bezahlt → Abgeschlossen
                                                              ↓
                                                          Verschoben (auf Kundenwunsch)

   Direktbuchung mit Sofortzahlung (PayPal) ----------------------------→ Bezahlt

• Anfrage — der Kunde hat angefragt, aber noch nicht direkt gebucht. Du schickst zuerst ein Angebot.
• Angebot — der Kunde nimmt es im Portal an, oder du bestätigst die Annahme manuell.
• Akzeptiert / Wartet auf Zahlung / Bestätigt / Bezahlt — in diesen Phasen stehen die jeweiligen Rechnungen in der Dokumente-Karte der Buchung bereit.
• Abgeschlossen — entweder automatisch (Event vorbei, Galerie verschickt, bezahlt) oder per Klick „Buchung jetzt abschließen" (ab Status „Bestätigt"; einen vor der Zahlung bestätigten Termin markierst du erst als bezahlt). Es gibt ein 14-Tage-Fenster, in dem du eine abgeschlossene Buchung wieder öffnen kannst; sie bekommt dann genau den Status zurück, den sie vor dem Abschließen hatte.
• Verschoben — der Kunde hat über sein Portal einen neuen Wunschtermin beantragt (siehe 5.4).

Zwei Wege in den Lebenszyklus: Beim Angebots-Weg (oben abgebildet) beginnt alles mit einer Anfrage, aus der du ein Angebot machst. Nimmt der Kunde das Angebot an, wählt er im Portal zwischen Anzahlung (sofern du unter Konto → Buchhaltung einen Anzahlungs-Prozentsatz hinterlegt hast) und voller Summe — beides wahlweise per PayPal oder per Überweisung gegen Rechnung. Zahlt er die Anzahlung per PayPal, springt die Buchung sofort auf Bestätigt und die Anzahlungsrechnung geht automatisch als „bezahlt" an ihn raus; die Schlussrechnung stellst du später in der Dokumente-Karte aus, sie verrechnet die Anzahlung automatisch. Beim Direktbuchungs-Weg bucht der Kunde online und wählt zwischen PayPal und Überweisung gegen Rechnung — mit hinterlegtem Anzahlungs-Prozentsatz zusätzlich zwischen Anzahlung und voller Summe. Zahlt er die volle Summe per PayPal, überspringt die Buchung Anfrage und Angebot und startet direkt im Status „Bezahlt"; zahlt er die Anzahlung per PayPal, startet sie im Status „Bestätigt" (die Anzahlungsrechnung geht automatisch als „bezahlt" raus). Bei Überweisung ist seit Juli 2026 ein Schritt dazwischen: Der Kunde bekommt zuerst eine kurze E-Mail mit der Bitte, seine Adresse zu bestätigen. Erst wenn er darin auf „Buchung jetzt bestätigen" klickt, entsteht die Buchung in „Wartet auf Zahlung", bekommt ihre Buchungsnummer und der Kunde die Rechnung beziehungsweise die Anzahlungsrechnung per Mail. Klickt er nicht, verfällt der Vorgang nach 72 Stunden von selbst und es entsteht keine Buchung — das ist Absicht: Vorher konnte jeder eine fremde E-Mail-Adresse eintippen und damit auf deinen Namen eine echte Rechnung samt Mahnungen an einen Unbeteiligten auslösen, und deine Rechnungsnummern-Reihe hatte hinterher eine Lücke. Blind ist der Zustand für dich trotzdem nicht: Solche noch nicht bestätigten Versuche stehen oben auf Buchungen in der Karte Unbestätigte Buchungsversuche — mit Name, Adresse, Telefon, Termin und Betrag, und einem Knopf, um die Bestätigungsmail erneut zu schicken, wahlweise an eine korrigierte Adresse (der häufigste Fall ist schlicht ein Tippfehler des Kunden in seiner eigenen Adresse). Kommt die Mail hart zurück, wird der Versuch dort rot markiert, du bekommst eine E-Mail und im Überblick liegt die Aufgabe Buchungsversuch steckt fest. Nach 30 Tagen wird ein nie bestätigter Versuch samt Daten gelöscht. Eine Buchung entsteht in jedem Fall erst mit dem Klick des Kunden — und an ihn geht nie eine zweite automatische Mail, auch nicht über den Verfall. Für dich heißt das: Zwischen „Kunde hat abgeschickt" und „Buchung erscheint bei dir" können jetzt ein paar Minuten liegen. Voraussetzung: Du hast PayPal bzw. deine Bankdaten unter Konto → Unternehmen hinterlegt und deine AGB hinterlegt (eine Zahlung ist ein verbindlicher Vertragsschluss). Nach dem Event wechselt auch eine direkt bezahlte Buchung automatisch auf Abgeschlossen.

Angebotsmodus — Kunden erst anfragen, dann zahlen lassen: Standardmäßig kann ein Kunde im Buchungs-Widget und auf deiner Webseite sofort per PayPal oder Überweisung bezahlen. Möchtest du stattdessen, dass jede Online-Buchung erst als Anfrage bei dir landet, schalte unter Konto → Buchhaltung ganz oben den Angebotsmodus ein. Dann sehen deine Kunden im ersten Schritt nur „Angebot anfragen" — PayPal und Überweisung sind ausgeblendet. Sobald du das Angebot geschickt hast und der Kunde es annimmt, stehen ihm beide Zahlwege wieder zur Verfügung. So behältst du die Kontrolle über jede Buchung, ohne deine Zahldaten löschen zu müssen. Wichtig: Hinterlege trotzdem PayPal oder deine Bankdaten unter „Konto → Unternehmen" — sonst kann der Kunde ein angenommenes Angebot am Ende nicht bezahlen.

Kundenportal-Einstellungen — was der Kunde über den Magic-Link selbst darf: Jeder Kunde erreicht seine Buchung über einen personalisierten Link (Magic-Link). Unter Konto → Kundenportal legst du fest, was dort erscheint: Stornieren und Termin verschieben jeweils an/aus und mit optionaler Frist („nur bis X Tage vor dem Event"), sowie die Personalisierungs-Module Vorlage, Galerie, Druck, Texte, KI-Stile je an/aus. Unter Vorlage sitzt zusätzlich der Schalter Mehrere Layouts: Ist er an, darf der Kunde bis zu vier freigegebene Vorlagen wählen, der Gast entscheidet dann am Kiosk vor dem Foto (siehe 4.3); aus bedeutet genau eine Vorlage. Storno und Verschiebung sind immer nur Anfragen an dich — du bestätigst sie im Dashboard. Standard ist: alles an, keine Frist, „Mehrere Layouts“ und „KI-Stile“ aus. Deaktivierte Bereiche sind auch über direkte Links gesperrt, nicht nur ausgeblendet.

KI-Stile im Kundenportal: Mit dem Modul KI-Stile wählt dein Kunde die Stile für die KI-Bilder seines Events selbst. Er sieht es nur, wenn er eine Leistung mit KI-Bearbeitung gebucht hat und sein Event schon angelegt ist. Zur Wahl stehen alle Stile, die das Event anbietet (siehe 16.9); er kreuzt höchstens so viele an, wie ein Event haben darf. Dazu legt er fest, ob die Gäste wählen („Gäste wählen“) oder jedes Foto denselben Stil bekommt („Ein fester Stil“). Speichert er, ersetzt seine Wahl die angekreuzten Stile des Events; was er abwählt, bleibt im Angebot des Events. Passt ihm die Vorauswahl, tippt er „So übernehmen“; das geht genauso bei Texten und Druck. Im Event steht danach „Vom Kunden gewählt am …“, und wenn du oder jemand an der Box die Stile später ändert, „danach von dir geändert“ beziehungsweise „danach an der Box geändert“. Ab 24 Stunden vor dem Event ist die Wahl gesperrt, wie bei Texten und Druck. Änderst du die Stile danach im Dashboard, gilt deine Änderung. Nimmst du einen Stil ins Angebot des Events auf, kann dein Kunde ihn ebenfalls wählen; nimmst du ihn aus dem Angebot, fällt er auch aus seiner Auswahl. Deine eigenen Stile (16.10) sieht dein Kunde wie die von BoothPilot, solange sie nutzbar sind; was er gerade nicht sieht, bleibt beim Speichern seiner Wahl im Event.

Kundenportal: Aussehen & Links — woran sich das Portal orientiert: Ganz oben unter Konto → Kundenportal wählst du mit einem Schalter, woran sich das Portal deines Kunden anlehnt:

• Meine Webseite (nur Autopilot) — Design und die Impressum-/Datenschutz-Links kommen von deiner BoothPilot-Webseite (deine Subdomain), genau wie bisher.
• Mein Widget — das Portal übernimmt das Design deines Buchungs-Widgets (Farben, Schrift, Ecken aus Webseite → Widget) und verlinkt auf deine externen Rechtstexte. So passt das Portal automatisch zum Widget, ohne dass du zwei Designs pflegst. Das ist der richtige Modus, wenn du keine BoothPilot-Webseite hast (Web Pilot) oder nur das Widget nutzt.

Der Schalter gilt auch für deine E-Mails. Am Fuß jeder Mail an deine Kunden — Zugangslink, Buchungsbestätigung, Rechnung, Angebot, Galerie-Link, Erinnerungen — stehen deine Pflichtangaben und darunter Impressum · Datenschutz. Diese beiden Links folgen derselben Einstellung: im Modus Mein Widget zeigen sie auf deine externen Rechtstexte, im Modus Meine Webseite auf deine BoothPilot-Webseite (bzw. auf deine eigene Domain, sobald sie verbunden ist). Dasselbe gilt für den Widerruf-Link in der Widerrufsbelehrung, die der Buchungsbestätigung beiliegt. Hast du im Widget-Modus für einen der Links noch keine URL hinterlegt, bleibt für diesen einen Link vorerst die BoothPilot-Adresse stehen — trag die URL nach, dann stimmt auch er.

Im Widget-Modus kannst du zusätzlich eine externe Startseiten-URL hinterlegen — das Ziel für den Logo-Klick und den „Zur Webseite"-Link im Portal (z.B. die Seite, auf der dein Widget eingebettet ist). Lässt du sie leer, gibt es keinen Webseiten-Link.

Wichtig — Rechtstext-Links sind im Widget-Modus Pflicht: Damit dein Kunde im Portal Impressum, Datenschutz und AGB findet, trägst du diese als URLs ein (dieselbe Karte „Rechtstext-Links" wie unter Webseite → Widget — Änderungen wirken an beiden Stellen). Solange eine Pflicht-URL fehlt, sperrt BoothPilot den Versand von Zugangs-Links (Magic-Link neu senden, manuelle Buchung mit Zugang, Angebot versenden, Angebots-Bestätigung) und lehnt auch neue Online-Buchungen mit Zahlung ab: Deine Kunden sehen dann im Zahlungsschritt nur noch „Anfrage stellen" (Anfragen kommen weiter bei dir an) — mit einem roten Hinweis im Kundenportal-Tab und an der jeweiligen Buchung. Sobald die URLs stehen, läuft alles wieder.

5.2 Die Buchungs-Detailseite

Klickst du eine Buchung an, siehst du von oben nach unten:

1. Kennzahlen — Buchungs-Nummer, Event-Datum, Gesamtbetrag, Eingangsdatum. Bei einem Stundenpaket steht die gebuchte Stundenzahl neben dem Datum „3 Stunden". Unter dem Gesamtbetrag steht, wie es um die Zahlung steht: bei voller Zahlung „Bezahlt am …", bei einer Anzahlung „Anzahlung X € bezahlt · Y € offen", und solange nichts eingegangen ist „X € offen · fällig TT.MM.JJJJ". Damit siehst du auf einen Blick, ob eine Buchung angezahlt oder komplett bezahlt ist, ohne erst in die Dokumente-Karte zu schauen. Über das Stift-Symbol an der Kachel Gesamtbetrag korrigierst du den Preis nachträglich (z.B. ein Vertipper bei der manuellen Anlage). Solange noch keine Rechnung raus ist, ist das folgenlos. Existiert schon eine Anzahlungs- oder Schlussrechnung, weist dich ein Hinweis darauf hin, dass die Rechnung storniert und neu ausgestellt werden muss, damit der neue Betrag greift — den Schritt selbst machst du in der Dokumente-Karte (siehe 5.3). In der Anfrage-/Angebotsphase wird der Preis stattdessen über den Angebots-Editor (Positionen) gesetzt.
2. Kunde / Rechnungsadresse / Veranstaltungsort — drei Karten mit „Bearbeiten"-Button.
3. Vertrag, Dokumente & Zahlungs-Aktionen — je nach Status.
4. Verlinkung zum Event und ggf. „Buchung abschließen".
5. Gefahrenzone (Stornieren) ganz unten.

Kundendaten pflegen:

• Kunde (Name, E-Mail, Telefon): Änderungen werden sofort gespeichert. Änderst du die E-Mail, wird der bisherige Kunden-Zugang ungültig und an die neue Adresse geht eine Bestätigungsmail. Schlägt der Mail-Versand fehl, ist die Buchung trotzdem gespeichert — du kannst die Mail über „Neu senden" in der Karte Magic-Link für Endkunde nachschicken. Eine stornierte, abgelehnte oder widerrufene Buchung bekommt keinen Zugangslink mehr: Die Bestätigungsmail entfällt, und „Neu senden" ist gesperrt.
• Rechnungsadresse (Firma, Name, Straße, PLZ, Ort): erscheint auf Angebot und Rechnung. Änderst du sie, nachdem schon Rechnungen raus sind, kommt ein Warnhinweis — dann den Korrektur-Weg aus 5.3 gehen.
• Veranstaltungsort: erscheint auf dem Angebot, wenn er von der Rechnungsadresse abweicht.
• Extras & Lieferung: In dieser Karte änderst du nachträglich Hintergrund, Prop-Set, Leistungen und Lieferzone — auch bei Buchungen, die der Kunde online gemacht hat. „Bearbeiten", Auswahl anpassen, speichern. Vor dem Speichern zeigt dir die Karte den Gesamtpreis vorher und nachher. Dabei ändert sich nur, was du änderst: Extras, die gewählt bleiben, behalten ihren gebuchten Preis, neue kommen zum aktuellen Preis dazu, abgewählte fallen weg, und die Anfahrt ändert sich nur, wenn du die Zone wechselst. Beruht die Buchung auf einem Angebot, bleibt der vereinbarte Preis stehen; passe ihn bei Bedarf über den Preis-Stift an. Hat sich der Preis eines gebuchten Extras im Katalog inzwischen geändert, steht daneben „Preis veraltet" mit dem heutigen Preis. Ist für die Buchung bereits eine Schlussrechnung versendet, fragt das System beim Speichern, ob sie storniert und neu ausgestellt werden soll (siehe 5.3) oder ob du nur intern änderst. Eine bereits versendete Anzahlungsrechnung bleibt unverändert — die Differenz trägt die Schlussrechnung. Bei manuell überschriebenem Preis bleibt die Summe fix. Leistungen mit Wirkung auf die Box, die die Buchung als im Paket enthalten führt, stehen dort als „Enthalten“ und lassen sich nicht abwählen. Jede Änderung zieht KI-Kontingent und Drucklimit des Events nach (siehe 3.1, Drucke und KI-Bilder aus der Buchung).
• Paket nachträglich ändern: Hast du beim Anlegen das falsche Paket erwischt oder entscheidet sich der Kunde vor Ort um, tauschst du es über das Stift-Symbol an der Zeile Paket in der Vertrag-Karte. Wechselst du auf ein Stundenpaket, fragt der Dialog zusätzlich die Stundenzahl ab und rechnet die Vorschau damit; zurück auf ein Tagespaket verschwindet die Stundenzahl wieder. Ein Stundenpaket ist immer eintägig — an einer mehrtägigen Buchung lehnt das Dashboard den Wechsel ab. Bevor etwas gespeichert wird, zeigt dir der Dialog, was der Wechsel bedeutet: den neuen Gesamtbetrag, welche Extras wegfallen (weil das neue Paket sie nicht anbietet) und ob die Buchung auf eine andere Box umzieht. Gehört die bisher zugewiesene Box nicht zum neuen Paket, sucht das System automatisch eine freie passende und zieht auch das verknüpfte Event mit um; ist an dem Termin keine frei, wird der Wechsel abgelehnt und an der Buchung ändert sich nichts. Der Preis wird aus dem neuen Paket frisch berechnet — außer die Buchung beruht auf einem Angebot, dann bleibt die vereinbarte Summe stehen und du passt sie über den Angebots-Editor oder den Preis-Stift an. Rechnungen ändert der Wechsel nie: Ist schon eine raus, storniere sie und stelle sie neu aus (siehe 5.3). Bei einer bereits bezahlten Buchung entsteht aus einem höheren Betrag keine automatische Nachforderung — dein Kunde sieht in seinem Portal weiterhin Vollständig bezahlt, denn eine Forderung entsteht mit einer Rechnung und nicht mit einer Zahl im System. Stattdessen erscheint bei dir ein Hinweis mit dem nächsten Schritt; wie du ihn abarbeitest, steht in 5.3 unter Wenn der Betrag nach der Zahlung steigt. Bei abgeschlossenen Buchungen korrigiert der Wechsel nur noch die Zuordnung, Box und Event bleiben unangetastet; stornierte, abgelehnte und widerrufene Buchungen lassen sich gar nicht mehr ändern. Leistungen mit Wirkung auf die Box, die das neue Paket enthält, bucht der Wechsel automatisch mit. Enthaltene Box-Leistungen des alten Pakets fallen weg, wenn das neue Paket sie nicht enthält; was wegfällt, zeigt die Vorschau. Das Event zieht KI-Kontingent und Drucklimit nach.

Sprache: Pro Buchung schaltest du zwischen Deutsch und Englisch um. Das steuert die Sprache der PDF-Belege und den Betreff der Mail, mit der eine Rechnung oder Stornorechnung an deinen Kunden geht, samt dem Format von Beträgen und Daten darin. Der Text der Mails selbst ist deutsch.

Namen ändern: Event- und Buchungsname kannst du direkt am Titel über das Stift-Symbol bearbeiten.

5.3 Angebote & Rechnungen

Belege zu einer Buchung entstehen in der Dokumente-Karte der Buchung. Angebote und Rechnungen ohne Buchung stellst du unter Dashboard → Dokumente aus (siehe Belege ohne Buchung weiter unten). Dort findest du auch alle ausgestellten Belege gesammelt — filterbar nach Typ, Jahr und Status, ab Web Pilot mit Export für deinen Steuerberater. Die Belegnummern laufen pro Jahr und Typ lückenlos durch.

Bevor du Belege ausstellst: Hinterlege deine Buchhaltungs-Stammdaten unter Konto → Unternehmen (Geschäftsadresse, Steuerangaben) und Konto → Buchhaltung (unter anderem Rechtsform und Steuer-Modell). Bis das vollständig ist, weist ein Banner auf jeder Buchung und im Dokumente-Tab darauf hin, und die Knöpfe zum Ausstellen sind gesperrt.

Vorschau vor dem Versand: Jeder Erstell-Dialog (Angebot, Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung sowie Angebot und Rechnung ohne Buchung) hat einen Button „Vorschau anzeigen". Du bekommst darin das fertige PDF zu sehen — dasselbe Dokument, das gleich beim Kunden ankommt, nicht eine Nachbildung davon. Anstelle der Belegnummer steht „ENTWURF" darauf, denn die Nummer wird erst beim Versand vergeben. Die Vorschau stellt nichts aus und verschickt nichts. Erst „Erstellen + Senden" (bzw. „Senden"; bei Belegen ohne Buchung „Ausstellen und senden" bzw. „Ausstellen") macht den Beleg verbindlich.

Persönliche Nachricht: In jedem Erstell-Dialog kannst du optional ein paar Zeilen mitgeben, die unten auf dem Beleg stehen — beim Angebot, bei beiden Rechnungen, bei der Stornierung und bei Belegen ohne Buchung. Lässt du das Feld leer, erscheint der Block gar nicht. Es gibt bewusst keine hinterlegten Standardtexte: Ein vorformulierter Satz mit Anrede würde auf jedem Beleg mit demselben Vornamen landen.

Was auf jedem Beleg steht: Firma, Anschrift und Rechtsform aus deinen Stammdaten, deine Kontaktdaten und deine Webadresse im Fuß, die Bankverbindung, Steuernummer oder USt-IdNr., der Leistungszeitraum und die vollständige Anschrift deines Kunden samt Land. Bei allem, wo noch Geld offen ist, zusätzlich ein GiroCode — der QR-Code, den dein Kunde mit seiner Banking-App scannt; Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind dann vorausgefüllt. Auf dem Angebot und auf Stornorechnungen steht bewusst keiner: Beim Angebot ist noch nichts fällig, und eine Stornorechnung ist eine Erstattung an den Kunden. Die Stornorechnung einer Buchung nennt als Weg der Erstattung das Konto der ursprünglichen Zahlung nur, wenn per PayPal oder Überweisung gebucht wurde; bei einer bar oder anders bezahlten Buchung steht dort, dass die Erstattung gesondert erfolgt.

Anschrift des Kunden ist Pflicht: Ohne vollständigen Namen und Anschrift lässt sich keine Rechnung ausstellen — das verlangt § 14 UStG. Bei Buchungen über deine Webseite oder das Widget wird sie ohnehin abgefragt. Legst du eine Buchung von Hand an, ist das Adressfeld optional; fehlt es dann beim Rechnungsstellen, bekommst du einen deutlichen Hinweis und trägst es in der Rechnungsadress-Karte nach. Buchungen, die vor dem 31.07.2026 entstanden sind, bleiben davon unberührt.

Zahlarten für deine Kunden (unter Konto → Unternehmen):

• PayPal — deine PayPal-E-Mail hinterlegen, funktioniert sofort. Gilt auch für die Anzahlung im Angebots-Flow: zahlt der Kunde sie per PayPal, wird die Anzahlungsrechnung automatisch als „bezahlt" ausgestellt und die Buchung springt auf Bestätigt. Zum Selbst-Testen brauchst du ein zweites Konto: Mit derselben PayPal-Adresse, die du hier hinterlegt hast, kannst du in deinem eigenen Shop nicht bezahlen — PayPal lässt keine Zahlung an das eigene Konto zu und bricht den Vorgang auf der PayPal-Seite ab. Nutze für eine Testbuchung ein zweites PayPal-Konto oder einen Sandbox-Account. Kaputt geht dabei nichts: Eine Buchung entsteht grundsätzlich erst, wenn die Zahlung tatsächlich durchgelaufen ist — bricht der Kunde bei PayPal ab, taucht bei dir gar nichts auf.
• Bank-Überweisung — IBAN/BIC hinterlegen; die Rechnung kommt mit IBAN-Block und Zahlungsfrist. Wählt der Kunde die Anzahlung, geht stattdessen die Anzahlungsrechnung raus — den Zahlungseingang markierst du im Dashboard, dann springt die Buchung auf Bestätigt. Bei einer Direktbuchung über Widget oder Webseite muss der Kunde vorher einmal auf den Bestätigungslink in seiner E-Mail klicken; das Zahlungsziel aus Konto → Buchhaltung (Standard 14 Tage) läuft ab diesem Klick, nicht ab dem Absenden des Formulars. Achte darauf, dass deine Geschäfts-Stammdaten vollständig sind — fehlen sie, bekommt der Kunde die Überweisung schon im Buchungs-Ablauf gar nicht erst angeboten. Was bis zum Zahlungseingang mit dem Termin passiert und wie du ihn schon vorher fest zusagst, steht unten unter Überweisung: Reservierung, Erinnerung und Terminbestätigung.
• Manuell — du machst ein Angebot, der Kunde bestätigt, du markierst manuell als bezahlt.
• Anfrage — kein Direkt-Checkout; der Kunde fragt nur an, du erstellst ein Angebot.

Angebot manuell annehmen: Hat ein Kunde telefonisch, per E-Mail oder persönlich zugesagt, musst du nicht auf seine Bestätigung im Portal warten. Voraussetzung ist ein bereits erstelltes und versendetes Angebot (Status Angebot) — dann erscheint auf der Buchung die Karte „Manuell als akzeptiert markieren". Du wählst, wie der Kunde akzeptiert hat (Telefonisch / Per E-Mail / Persönlich / Sonstiges), dazu Datum und eine optionale Notiz. Der Status springt auf Akzeptiert und der Kunde bekommt eine Bestätigungsmail mit AGB-Anhang. Die Rechnung stellst du danach separat in der Dokumente-Karte aus (Anzahlung oder Schlussrechnung).

Rechnung korrigieren (nach Versand): Eine Rechnungsadresse auf einem bereits ausgestellten Beleg zu ändern, ist aus steuerlichen Gründen nicht erlaubt. Der richtige Weg:

1. Adresse in der Rechnungsadress-Karte ändern (ein Banner weist darauf hin, dass der alte Beleg noch die alte Adresse hat).
2. In der Dokumente-Karte „Stornieren + neu ausstellen" wählen und bestätigen.
3. Das System storniert den alten Beleg, stellt eine neue Rechnung mit der aktuellen Adresse aus und schickt dem Kunden eine Korrektur-Mail mit beiden PDFs. Es gibt keine Doppelbelastung — nur die neue Rechnung ist zahlungsrelevant; die Mail erklärt das dem Kunden.

Rechnungskopie per E-Mail: Unter Konto → Buchhaltung trägst du in der Karte Rechnungskopie per E-Mail eine Adresse ein, etwa dein Buchhaltungs-Postfach oder das deines Steuerberaters. Ab dann geht jede Anzahlungs-, Schluss-, Gebühren-, Zusatz- und freie Rechnung sowie jede Stornorechnung, die BoothPilot für dich ausstellt, zusätzlich als eigene Mail mit dem PDF dorthin — dieselbe Datei, die dein Kunde bekommen hat. Angebote nicht. Dein Kunde merkt davon nichts, die Kopie ist keine Kopie seiner Mail. Absender ist BoothPilot, der Betreff beginnt immer mit „Rechnungskopie:", gefolgt von Belegart, Nummer, Kunde und Betrag; darauf kannst du in deinem Postfach eine Filterregel setzen und die Mails zum Beispiel automatisch an dein Buchhaltungsprogramm weiterleiten. Weil die Kopien Kundendaten enthalten, verlangt das Speichern eine kurze Sicherheitsbestätigung, und an deine Anmelde-Adresse geht eine Mail, die die neue Adresse noch einmal nennt — so fällt auch ein Tippfehler auf. Kopiert wird, was ausgestellt wird, solange die Adresse eingetragen ist; Belege zu Testbuchungen sind dabei, denn sie tragen eine Nummer aus derselben lückenlosen Folge. Ältere Rechnungen schickst du unter Dashboard → Dokumente einzeln nach: Die Spalte Kopie zeigt je Beleg, ob und wann er gesendet oder zugestellt wurde, und mit „Kopie senden" geht er sofort raus. Wartet eine Kopie nach einem Fehler auf ihren nächsten automatischen Versuch (Spalte ausstehend), schickst du sie mit „Jetzt senden" sofort, etwa nachdem du die Adresse korrigiert hast. Bei einem schon gesendeten Beleg fragt BoothPilot vorher nach, mit Datum und Adresse, damit beim Steuerberater nichts doppelt ankommt. Die Spalte kennt dabei nur, was BoothPilot verschickt hat — was du vorher selbst weitergeleitet hast, sieht sie nicht. Kommt eine Kopie nicht an (die Adresse gibt es nicht, das Postfach ist voll oder sie ist gesperrt), versucht BoothPilot es bei vorübergehenden Fehlern noch dreimal; danach erscheint auf deiner Startseite die Aufgabe Rechnungskopie kam nicht an, und du bekommst höchstens einmal am Tag eine Mail dazu. Prüfe dann die Adresse und klicke in der Karte auf „Erneut senden". Leerst du das Feld, ist die Rechnungskopie aus. Wechselst du in einen Tarif ohne Vermietung, gehen keine Kopien mehr raus; die Adresse bleibt gespeichert und gilt wieder, sobald du zurückwechselst. Zum Ausprobieren schickst du einfach eine vorhandene Rechnung im Dokumente-Tab nach.

Belege ohne Buchung

Nicht jede Rechnung gehört zu einer Buchung: die Mehrdrucke, die ein Kunde nach dem Event am Telefon bestellt, ein Auftrag, der nie über deine Webseite lief, oder ein Angebot für jemanden, der erst anfragt. Dafür gibt es unter Dashboard → Dokumente oben rechts die Knöpfe „+ Angebot" und „+ Rechnung". Sie gehören zur Vermietung (ab Web Pilot); im Tarif Box Pilot steht an ihrer Stelle ein Hinweis mit Link zur Tarifübersicht. Ist dein Test abgelaufen, fehlen die Knöpfe, bis dein Abo läuft.

Was du eingibst: Zuerst der Empfänger mit Name, Straße + Nr., PLZ, Ort und Land (die PLZ ist nur dort Pflicht, wo es PLZ gibt), optional Firma und E-Mail, dazu die Sprache des Belegs (Deutsch oder Englisch); sie gilt für das PDF und den Betreff der Mail, der Mailtext ist deutsch. Dann die Leistung mit Bezeichnung und Leistungsdatum, optional einem Enddatum („Bis"). Dann die Positionen: Beschreibung, Menge und Einzelpreis, Preise brutto; unten steht die Summe inklusive MwSt. Über „Aus Vermietung übernehmen" holst du Hintergründe, Props und Leistungen mit Name und Preis in eine Zeile; Pakete gibt es dort nicht, weil ihr Preis an Tagen oder Stunden hängt. Name, Straße + Nr., Ort, Leistungsbezeichnung, Leistungsdatum und mindestens eine Position mit Preis sind Pflicht, erst dann kannst du ausstellen. Eine Persönliche Nachricht ist optional und steht unten auf dem Beleg.

Rechnung: Fälligkeit oder „Bereits bezahlt". Beim Ausstellen steht Fällig am auf heute plus dem Zahlungsziel aus Konto → Buchhaltung, mindestens morgen, höchstens 365 Tage. Die Rechnung bekommt Bankverbindung und GiroCode, und das Datum steht auf dem Beleg als „Zahlbar bis". Hat dein Kunde schon bezahlt — bar, per Überweisung vor der Rechnung —, setzt du den Haken „Bereits bezahlt". Die Fälligkeit entfällt, der Beleg trägt statt der Bankdaten den Hinweis „Bereits bezahlt am …", und die Rechnung gilt von Anfang an als bezahlt.

Angebot ohne Buchung: Gültig bis ist mit 14 Tagen vorbelegt und darf nicht in der Vergangenheit liegen. Weil es keine Buchung gibt, gibt es auch keinen Buchungslink und keinen reservierten Termin: Auf dem Angebot steht „Zur Annahme genügt eine kurze Rückmeldung", und dein Kunde antwortet dir direkt. Einen Rücktritts-Block gibt es nicht. Angebote nimmst du nicht zurück und stornierst sie auch nicht; sie laufen mit ihrem Gültigkeitsdatum ab.

An Kunden senden: Steht im Feld E-Mail eine gültige Adresse, ist der Haken „Rechnung an Kunden senden" (beim Angebot „Angebot an Kunden senden") schon gesetzt; ohne Adresse ist er ausgegraut. Nimmst du ihn heraus, wird nur ausgestellt, das PDF öffnest du selbst und schickst es, wie du willst; in der Spalte Status steht dann „ausgestellt" statt „versendet". Ohne Mail gibt es auch keine Zahlungserinnerung vor der Fälligkeit; überfällig erscheint die Rechnung trotzdem als Aufgabe auf deiner Übersicht (siehe Erinnerung und Aufgabe für jede offene Rechnung weiter unten). Geht die Mail beim Senden schief, steht der Grund im Ergebnis, und du schickst das PDF selbst. In der Mail einer Rechnung ohne Buchung steht das Datum als „Leistungsdatum" (mit Enddatum als „Leistungszeitraum").

Nach dem Ausstellen bleibt der Dialog offen und zeigt die vergebene Belegnummer, bei Bedarf einen Hinweis zur Mail, den Knopf „PDF öffnen" und „Schließen".

Im Dokumente-Tab steht bei diesen Belegen unter dem Kundennamen „ohne Buchung" (bzw. „zu BU-…" bei einer Zusatzrechnung). Ein Klick auf die Zeile öffnet bei einem Beleg ohne Buchung das PDF, bei einer Zusatzrechnung die Buchung. Wie ein Beleg ohne Buchung steht auch eine Zusatzrechnung in der Spalte Status nur dann auf „versendet", wenn sie per Mail an deinen Kunden ging, sonst auf „ausgestellt"; Buchungsbelege, auch die Gebührenrechnung, stehen auf „versendet". Der Filter „Ausgestellt" zeigt beides. Die Rechnung über eine Stornogebühr heißt in der Spalte Typ und im CSV-Export „Gebührenrechnung", auf dem PDF steht „Rechnung". Rechnungen mit eigenem Zahlstatus haben die Spalte Zahlung: „Offen · fällig 24.10.2026", „Überfällig seit …", „Bezahlt am …" oder „Storniert". Mit „Als bezahlt markieren" hältst du den Zahlungseingang fest; zurücknehmen lässt sich das nicht. Hat dein Kunde die Rechnung bezahlt, ohne dass du markiert hast, steht sie weiter offen — und wird überfällig.

Stornieren, ohne neu auszustellen: Eine freie Rechnung stornierst du mit „Stornieren" in der Spalte Zahlung. Es entsteht immer eine Stornorechnung über den vollen Betrag, eine Stornogebühr gibt es nicht, und die Rechnung gilt danach als storniert; das lässt sich nicht rückgängig machen. Der Haken „Stornorechnung an Kunden senden" ist gesetzt, solange im Beleg eine E-Mail-Adresse steht. War die Rechnung schon bezahlt, weist der Dialog darauf hin, dass du die Erstattung selbst veranlasst, und die Stornorechnung nennt dann auch, dass bereits Gezahltes erstattet wird. Bei einer unbezahlten Rechnung steht kein Erstattungssatz darauf. Soll es statt der stornierten eine korrigierte Rechnung geben, stellst du eine neue aus.

Zusatzrechnung zur Buchung

Eine Zusatzrechnung ist eine zweite Rechnung zu einer bestehenden Buchung, etwa für 200 Mehrdrucke nach dem Event. Sie steht auf der Buchungsseite in der Dokumente-Karte im Abschnitt „Weitere Rechnungen"; dort legst du sie mit „+ Rechnung" an. Den Knopf siehst du, wenn dein Tarif die Vermietung enthält, du schreiben darfst und deine Stammdaten vollständig sind, bei Buchungen im Status Akzeptiert, Wartet auf Zahlung, Bestätigt, Verschoben, Bezahlt, Abgeschlossen, Storniert oder Widerrufen — also nicht bei Anfragen, offenen Angeboten und abgelehnten Buchungen.

Vorbelegt ist alles, was die Buchung schon weiß: der Empfänger nach derselben Regel wie bei den Buchungsbelegen (Rechnungsname vor Kundenname, Rechnungsadresse, sonst Event-Adresse), Land, E-Mail, Sprache, der Eventzeitraum als Leistungszeitraum und der Paketname als Leistungsbezeichnung. Alles ist änderbar, und nichts davon wandert zurück in die Buchung. Im PDF steht im Kopf „Buchung BU-…".

Der Buchungspreis bleibt unverändert. Das ist Absicht: Die Schlussrechnung entsteht aus dem Buchungspreis, Kundenportal und PayPal fordern ihn ein, und ein erhöhter Preis plus Zusatzrechnung würde die Leistung doppelt berechnen. Die Kachel Gesamtbetrag bleibt deshalb, wie sie ist. Eine Zusatzrechnung ist keine Schlussrechnung: Die Schlussrechnung kannst du weiter ausstellen, und der Zahlstatus der Buchung ändert sich durch eine Zusatzrechnung nicht. Im Abschnitt „Weitere Rechnungen" steht darunter die Summe der Zusatzrechnungen und davon, was noch offen ist; stornierte zählen nicht mit.

Fälligkeit, Bezahlt-Markierung und Storno laufen wie bei den Belegen ohne Buchung: Status in der Zeile, „Als bezahlt markieren", „Stornieren". Eine Zusatzrechnung hat keine Schaltfläche „Stornieren + neu ausstellen".

E-Mail an den Kunden: Die Rechnung geht an die E-Mail-Adresse, die du im Dialog stehen hast. Die Mail enthält den Link zum Kundenportal nur, wenn das genau die E-Mail-Adresse der Buchung ist und die Buchung weder storniert, abgelehnt noch widerrufen ist. Hast du eine andere Adresse eingetragen — etwa die Buchhaltung deines Kunden —, geht die Mail ohne Link raus. Das schützt den Zugang zur Buchung: Wer den Link hat, kann darüber verschieben und stornieren. Ist der Link der Buchung abgelaufen, bekommt er mit der Rechnungsmail einen neuen für 60 Tage.

Im Kundenportal steht ein Block „Weitere Rechnungen" mit Nummer, Betrag, Status und „PDF öffnen" — auch lange nach dem Event. Dort stehen die Zusatzrechnungen, die per Mail an die E-Mail-Adresse der Buchung gingen. Eine Zusatzrechnung, die du ohne Mail ausgestellt hast, zeigt das Portal nicht, ebenso wenig eine an eine andere Adresse, etwa an die Buchhaltung deines Kunden, denn sie ist an jemand anderen gerichtet. Änderst du später die E-Mail-Adresse der Buchung, zeigt das Portal nur noch die Zusatzrechnungen an die neue Adresse. Ist etwas offen, steht darunter: „Bitte überweise offene Beträge unter Angabe der Rechnungsnummer. Die Bankverbindung steht auf der Rechnung." Einen Zahlknopf gibt es nicht. Eine bezahlte Rechnung steht mit „bezahlt am …" da, eine stornierte abgeblendet mit „storniert" und ohne PDF-Link; auch die Stornorechnung selbst ist im Portal nicht abrufbar. Hier erscheint auch die Gebührenrechnung einer stornierten Buchung, sobald sie an deinen Kunden verschickt wurde.

Storniert oder widerrufen: Auch zu einer stornierten oder widerrufenen Buchung kannst du noch eine Zusatzrechnung ausstellen; der Dialog sagt dir „Diese Buchung ist storniert." bzw. „… widerrufen.". Umgekehrt stornieren das Stornieren und der Widerruf der Buchung nur die Buchungsbelege. Zusatzrechnungen bleiben stehen, und der Dialog nennt sie dir mit Nummer: „Sie werden nicht mitstorniert — bei Bedarf einzeln in der Dokumente-Karte stornieren und erstatten."

Hat der Empfänger „Das war ich nicht" gemeldet? Dann ist die Adresse vorbelegt, der Haken „An Kunden senden" aber nicht gesetzt, und ein Hinweis erklärt, warum; du kannst ihn bewusst anhaken. Dasselbe gilt für die Stornorechnung einer Zusatzrechnung. Erinnerungen an eine solche Buchung verschickt BoothPilot nicht, die Aufgabe „Rechnung überfällig" nennt das.

Gebührenrechnung nach einer Stornierung

Die Gebührenrechnung über eine Stornogebühr, die beim Stornieren aus deiner Storno-Staffel entsteht, führt wie die freien Rechnungen ihren eigenen Zahlstatus. Du siehst „Offen · fällig …" bzw. „Überfällig seit …" und markierst sie mit „Als bezahlt markieren", sobald das Geld da ist. Deckt die Zahlung, die dein Kunde schon geleistet hat, die Gebühr voll, gilt sie sofort als bezahlt und trägt den Satz „Mit deiner bereits geleisteten Zahlung verrechnet. Es ist nichts mehr zu zahlen."; deckt sie die Gebühr nur zum Teil, weist die Rechnung den schon gezahlten Betrag aus und fordert nur den Rest. „Stornieren + neu ausstellen" gibt es für eine Gebührenrechnung nicht. An einer stornierten Buchung kannst du sie einzeln stornieren; ihre Stornorechnung nennt keinen Gebührensatz und, wenn Geld eingegangen war, einen Erstattungssatz. Bei einer widerrufenen Buchung stornierst du sie nicht selbst, das erledigt der Widerruf.

Überweisung: Reservierung, Erinnerung und Terminbestätigung

Sobald eine Buchung auf Überweisung wartet (Status Wartet auf Zahlung), ist ihr Termin vorläufig reserviert: Box und bestandsgeführtes Zubehör sind für diesen Zeitraum belegt, ein zweiter Kunde kann den Tag nicht mehr buchen. Das gilt für alle drei Wege dorthin — die Direktbuchung per Überweisung, die Überweisung aus einem angenommenen Angebot und die Rechnung, die du selbst in der Dokumente-Karte ausstellst. Drei Tage und einen Tag vor Ablauf des Zahlungsziels bekommt dein Kunde automatisch eine Zahlungserinnerung. Ist bis zum Ende des Fälligkeitstags nichts als bezahlt markiert, wird die Buchung am Morgen danach automatisch storniert, der Termin ist wieder frei, dein Kunde bekommt eine Storno-Mail mit dem Fälligkeitsdatum und du eine Nachricht. Hattest du zu der Buchung schon ein Event angelegt, bleibt es bestehen, ist aber keiner Box mehr zugeordnet. Dasselbe gilt, wenn du eine Buchung selbst stornierst oder ein Widerruf eingeht — sonst bliebe der Tag über das Event belegt. Events, deren erster Tag schon vorbei ist, behalten ihre Box. Offene Rechnungen werden dabei per Stornorechnung aufgehoben und deinem Kunden per E-Mail geschickt: beim automatischen Storno als Anhang der Storno-Mail, beim eigenen Stornieren und beim Widerruf als eigene Mail je Beleg — eine Gebührenrechnung aus deiner Storno-Staffel geht beim Stornieren ebenso als Rechnung an ihn. Hat ein Empfänger die Buchung als „Das war ich nicht" gemeldet, bekommt er keine dieser Mails. Klappt etwas ausnahmsweise nicht, steht der Grund in deiner Nachricht beziehungsweise direkt auf der Buchungsseite. Buchungen, die schon vor dem 24.09.2026 auf Überweisung warteten, bekommen ihre vorläufige Reservierung beim nächsten täglichen Lauf nachgetragen.

Erinnerung und Aufgabe für jede offene Rechnung: Die Zahlungserinnerung gibt es nicht nur für Überweisungs-Buchungen. Jede offene Rechnung mit Fälligkeit bekommt sie — freie Rechnungen, Zusatzrechnungen, Gebührenrechnungen und die Schlussrechnung einer angezahlten Buchung: Drei Tage und einen Tag vor der Fälligkeit geht eine Mail an den Kunden, mit Belegnummer, offenem Betrag und Fälligkeit. Deine Bankverbindung steht darin, wenn du Bankdaten hinterlegt hast — bei freien Rechnungen, Zusatzrechnungen und Gebührenrechnungen immer, bei Anzahlungs- und Schlussrechnungen nur, wenn die Buchung per Überweisung läuft. Voraussetzung ist, dass die Rechnung per Mail an ihn rausging — bei freien Rechnungen und Zusatzrechnungen also nur, wenn du „Rechnung an Kunden senden" angehakt hattest — und dass die Buchung nicht als „Das war ich nicht" gemeldet ist. Eine Mahnung nach der Fälligkeit verschickt BoothPilot nicht. Stattdessen steht auf der Übersicht die Aufgabe „Rechnung überfällig" mit Nummer, Betrag und den Tagen seit der Fälligkeit, auch für Rechnungen, die nie per Mail rausgingen. Die ersten zwanzig stehen einzeln da, weitere als eine Sammelaufgabe „Weitere Rechnungen überfällig". Die Aufgabe verschwindet, wenn du die Rechnung als bezahlt markierst oder stornierst. Eine automatische Stornierung gibt es für diese Rechnungen nicht. Überweisungs-Buchungen, die schon als „Zahlung überfällig" in den Aufgaben stehen, bekommen die zweite Aufgabe nicht noch einmal.

Termin vor der Zahlung bestätigen: Willst du einem Kunden den Termin schon fest zusagen, bevor sein Geld da ist — etwa einer Firma, einem Verein oder einem Stammkunden —, klickst du auf der Buchungsseite in der Status-Karte auf „Termin bestätigen – Zahlung bleibt offen". Der Knopf steht bei Akzeptiert und bei Wartet auf Zahlung per Überweisung (nicht, während ein Kunde gerade per PayPal zahlt). Das reserviert Box und Zubehör (falls noch nicht geschehen), legt das Event an und schickt deinem Kunden eine Terminbestätigung mit dem noch offenen Betrag und der Fälligkeit. Der Zahlungsstand bleibt dabei ehrlich: Die Buchung steht weiter auf Wartet auf Zahlung, das Portal deines Kunden zeigt „Termin bestätigt" und darunter „Zahlung offen", und „Als bezahlt markieren" funktioniert wie gewohnt. Die Zahlungserinnerungen laufen weiter, eine automatische Stornierung gibt es für einen bestätigten Termin aber nicht mehr — zahlt der Kunde nicht, taucht die Buchung in deinen Aufgaben als überfällig auf und du entscheidest selbst. Ist keine Box mehr frei oder ein Zubehör ausgebucht, sagt dir das Dashboard das, und der Termin bleibt unbestätigt. Nennt die Terminbestätigung einen offenen Betrag, ist das der Betrag der offenen Rechnung — bei einer Anzahlung also die Anzahlung. Meldet ein Empfänger die Buchung als „Das war ich nicht", gibt BoothPilot den vorläufig reservierten Termin wieder frei und nimmt eine Terminbestätigung zurück; die Automatik bestätigt so eine Buchung nie. Hast du geklärt, dass die Buchung echt ist (und die Adresse korrigiert), kannst du den Termin selbst wieder bestätigen; eine Terminbestätigungs-Mail geht an eine bestrittene Buchung dabei nicht raus — schick deinem Kunden bei Bedarf den Zugangslink über die Buchungsseite. In der Buchungsliste trägt eine vor der Zahlung bestätigte Buchung das Abzeichen „Termin fest" und erscheint auch unter dem Filter Bestätigt; im Kalender-Abo (iCal) steht sie als fester Termin. Über „Bestätigung zurücknehmen" löst du die Zusage wieder; dein Kunde bekommt dazu keine Mail. Wartet die Buchung auf eine Überweisung, bleibt der Termin danach vorläufig reserviert und wird bei Zahlungsverzug wieder automatisch storniert. Bei einem akzeptierten Angebot ohne Rechnung wird der Termin wieder freigegeben; das Event bleibt ohne Box bestehen. Wer den Termin ganz freigeben will, storniert die Buchung.

Automatisch bestätigen: Unter Vermietung → Einstellungen gibt es den Schalter „Überweisungs-Buchungen sofort bestätigen" (Standard aus). Ist er an, wird der Termin gleich mit bestätigt, sobald ein Kunde Überweisung wählt — bei der Direktbuchung mit seinem Klick auf den Bestätigungslink, beim Angebot mit der Wahl „Überweisung" im Portal. Er bekommt dann nach der Rechnung auch gleich die Terminbestätigung. Ließ sich die Rechnung nicht erstellen (du bekommst dazu eine Mail), wird der Termin nicht automatisch bestätigt. Stellst du selbst eine Rechnung aus, bestätigst du bei Bedarf per Knopf.

Warnung „keine Box reserviert": Wartet eine Buchung auf Zahlung oder ist sie bestätigt, muss eine Box für sie reserviert sein. Konnte das nicht klappen — etwa weil jemand anderes im selben Moment denselben Tag gebucht hat —, steht in der Status-Karte ein Warnhinweis. Bei einer unbestätigten Buchung versucht „Termin bestätigen" die Reservierung erneut; sonst kläre den Termin mit deinem Kunden.

Wenn der Betrag nach der Zahlung steigt

Wechselst du an einer schon bezahlten Buchung das Paket, korrigierst den Preis nach oben oder buchst Extras dazu, ist der neue Betrag durch keinen Beleg gedeckt. Du siehst das an drei Stellen: unter der Kachel Gesamtbetrag, in der Status-Karte und als gelber Kasten in der Dokumente-Karte — dazu als Aufgabe auf der Übersicht.

Der Weg dahin ist immer derselbe, weil ein versendeter Beleg nie nachträglich verändert wird und es keine Differenz-Rechnung gibt:

1. Schlussrechnung stornieren und neu ausstellen. Über Stornieren + neu ausstellen an der Rechnung. Es entsteht eine Stornorechnung und eine neue Schlussrechnung über den vollen neuen Betrag — dein Kunde bekommt beide PDFs in einer Korrektur-Mail. Auf der neuen Rechnung steht der volle Betrag, darunter abgesetzt, was dein Kunde schon gezahlt hat, und als Schlusszeile der offene Rest. Der QR-Code zum Bezahlen trägt ebenfalls nur den Rest. Eine reine Differenz-Rechnung gibt es bewusst nicht: Die Stornorechnung hebt die alte Rechnung vollständig auf, also muss die neue die ganze Leistung mit Umsatzsteuer ausweisen.
2. Auf die Nachzahlung warten. Der Hinweis wechselt jetzt den Text: Der Beleg stimmt, es fehlt nur noch das Geld.
3. Als bezahlt markieren, sobald der Kunde nachgezahlt hat. Damit verschwinden Hinweis und Aufgabe von selbst.

Sinkt der Betrag, bekommst du denselben Hinweis in die andere Richtung: Er sagt dir, um wie viel die Rechnung zu hoch ist und wie viel deinem Kunden zusteht. Der Weg ist derselbe:

1. Schlussrechnung stornieren und neu ausstellen — die neue lautet dann über den niedrigeren Betrag. Liegt er unter dem, was dein Kunde schon gezahlt hat, weist sie statt einer Forderung ein Guthaben aus, mit dem Hinweis, dass es erstattet wird.
2. Geld zurückzahlen — über PayPal oder deine Bank. Das System bucht nichts zurück, es weiß nur, dass etwas offen ist.
3. „Erstattung erledigt" im Hinweis anklicken, sobald das Geld raus ist. Damit verschwinden Hinweis und Aufgabe. Liegt der neue Betrag unter dem, was dein Kunde schon gezahlt hat, weist die neue Rechnung statt einer Forderung ein Guthaben aus, mit dem Hinweis, dass es erstattet wird. Die Erstattung selbst stößt du an, das System bucht nichts zurück.

5.4 Verschiebungen, Kunden-Zugang & Box-Übernahme

Termin-Verschiebung: Reicht ein Kunde über sein Portal einen neuen Wunschtermin ein:

1. Der Status springt auf „Verschoben" und du bekommst eine Mail.
2. Oben auf der Buchungs-Detailseite erscheint eine Karte mit „alter Termin → neuer Wunschtermin" und zwei Buttons: Termin annehmen (Datum wird übernommen, Status zurück auf den Stand vor der Anfrage — also „Bestätigt" bzw. „Bezahlt", bei einem vor der Zahlung bestätigten Termin wieder „Wartet auf Zahlung" —, Bestätigungsmail raus — auch das verknüpfte Event zieht automatisch mit) oder Ablehnen (Originaltermin bleibt; optional mit kurzer Begründung).
3. Auf der Startseite taucht das Ganze als Aufgabe auf.

Der Kunden-Zugang: Dein Kunde öffnet sein Buchungs-Portal über einen Link aus seiner Mail. Wie lange der gilt, hängt vom Weg ab: Der Link aus der Bestätigung einer Online-Buchung gilt 24 Stunden; ein Link aus einem Angebot gilt bis zum Ende der Angebotsfrist; Links, die von dir ausgehen — „Neu senden", eine von Hand angelegte Buchung, die Mail einer Zusatzrechnung —, gelten 60 Tage. Fordert sich dein Kunde über die Portal-Seite selbst einen Link an, bekommt er seinen noch gültigen erneut; nur wenn keiner mehr gilt oder er in weniger als einem Tag abläuft, gilt der Link 24 Stunden. Ein Link aus deiner Mail bleibt dabei also gültig. Bis wann der aktuelle Link gilt, steht in der Karte Magic-Link für Endkunde unter „Gültig bis". Im Portal sieht dein Kunde Buchungsdetails und kann verschieben oder stornieren. Dort steht außerdem eine Karte Zahlung: ob seine Anzahlung eingegangen ist, welcher Restbetrag offen bleibt, bis wann eine offene Rechnung zu begleichen ist — und seine Belege mit einem Link zum PDF, sodass er sich die Rechnung jederzeit selbst noch einmal herunterladen kann, statt bei dir nachzufragen. Bei einer Anzahlung steht dort ausdrücklich, dass die Schlussrechnung erst nach der Veranstaltung kommt. Ist die Buchung storniert oder widerrufen, steht oben „Buchung storniert" bzw. „Buchung widerrufen"; Verschieben, Stornieren und „Das war ich nicht" gibt es dann nicht mehr, die Karte Zahlung und der Block „Weitere Rechnungen" bleiben.

• Meldet der Kunde „Link funktioniert nicht / abgelaufen": Steht sein Termin fest — die Buchung ist Bestätigt, Bezahlt oder Verschoben, oder du hast den Termin vor der Zahlung bestätigt —, fordert er sich über die Portal-Seite mit seiner E-Mail-Adresse selbst einen neuen Link an, ganz ohne dein Zutun. Hat er mehrere solche Buchungen, gilt der Link für die zuletzt angelegte. In allen anderen Fällen kommt keine Mail, etwa bei einer Anfrage, einem offenen Angebot, einer Buchung ohne Terminbestätigung, die noch auf ihre Zahlung wartet, oder einer abgeschlossenen Buchung. Ebenso nach mehr als drei Anforderungen pro Stunde für dieselbe Adresse und solange im Widget-Modus eine Pflicht-URL deiner Rechtstexte fehlt (siehe den Kasten zu den Rechtstext-Links in 5.1). Die Portal-Seite sagt dazu nichts, damit niemand ausprobieren kann, zu welcher Adresse es eine Buchung gibt. Dann schickst du den Link über „Neu senden".
• Kommt keine Mail: Spam-Ordner prüfen. Notfalls in der Buchung über „Neu senden" (Karte Magic-Link für Endkunde) erneut verschicken. Bei einer stornierten, abgelehnten oder widerrufenen Buchung ist „Neu senden" gesperrt.

Box verkaufen oder übernehmen: Der saubere Standardweg beim Verkauf: Lösche die Box im Dashboard (Box → [deine Box] → Gefahrenzone → Box löschen) und deinstalliere die Software auf der Box — beim Deinstallieren bestätigst du die Löschung von Lizenz und lokalen Daten. Danach richtet der neue Besitzer die Box ganz normal als frische Box für sein eigenes Konto ein.

Fallback — gebrauchte Box ohne Reset: Hat der Vorbesitzer die Box nicht zurückgesetzt, erkennt das System beim Einrichten, dass sie noch einem anderen Konto gehört, und schickt ihm automatisch eine Übernahme-Anfrage. Stimmt er zu, wird die Box freigegeben und ihre Daten (Fotos, Events, Druckprotokolle) gelöscht. Danach startet sie wie eine frische Box: Der Admin-PIN ist wieder 1234, und nach dem Einrichten zeigt sie dir einen neuen Recovery-Code (6.3). Reagiert er nicht, kann der Support nach 30 Tagen mit Kaufnachweis freigeben — so landen nie Fotos im falschen Konto.

5.5 Eine Buchung von Hand anlegen

Du kannst eine Buchung auch ohne Kundenanfrage selbst erfassen — Dashboard → Buchungen → Buchung anlegen. Praktisch, wenn ein Kunde telefonisch oder per Mail gebucht hat. Eine als „bereits bezahlt" angelegte Buchung kann sofort ihre Rechnung ausstellen. Wählst du „Bestätigt — Slot reserviert, Bezahlung offen", ist der Termin fest (Box reserviert, wie bei „Termin bestätigen" auf der Buchungsseite), die Buchung steht aber ehrlich auf Akzeptiert mit bestätigtem Termin: Stellst du danach eine Anzahlungs- oder Schlussrechnung aus, wechselt sie auf Wartet auf Zahlung, Erinnerungen laufen, und „Als bezahlt markieren" funktioniert. Eine automatische Stornierung gibt es für sie nicht. Solche Buchungen, die vor dem 24.09.2026 als „Bestätigt" angelegt wurden, sind entsprechend umgestellt.

Stundenpaket von Hand: Wählst du ein Paket mit der Preiseinheit pro Stunde, tritt an die Stelle des Feldes „Letzter Tag" ein Feld Stunden mit dem erlaubten Bereich des Pakets (zum Beispiel 2 bis 8). Die Preisvorschau rechnet sofort mit — „3 Std. × 30,00 € = 90,00 €".

Extras direkt mit anlegen: Hat das gewählte Paket Hintergründe, Prop-Sets oder Leistungen hinterlegt, erscheint im Formular ein Block Extras — genau wie im Online-Buchungsformular. Wähle Hintergrund und Prop-Set (je eines) sowie beliebig viele Leistungen; der Aufpreis wird live angezeigt und fließt in die Gesamtsumme. Auch die Lieferzone wählst du hier. Überschreibst du den Preis von Hand, bleibt deine Endsumme stehen — die Extras werden trotzdem als Position gespeichert.

Buchung zu einem bereits gelaufenen Event nachtragen: Manchmal ist das Event zuerst da. Du hast eine Veranstaltung direkt als Event angelegt und gefahren — ohne Buchung — und hinterher will der Kunde doch eine Rechnung. Dafür trägst du die Buchung nach, oder du stellst eine Rechnung ohne Buchung aus (siehe Belege ohne Buchung in 5.3). Zum Nachtragen öffnest du das Event und klickst in der Karte Verknüpft mit Buchung auf Buchung nachtragen. Du landest im selben Formular wie oben, nur enger geführt: Termin und Box kommen aus dem Event und sind fest, „Anfrage" fällt als Status weg und der Magic-Link ist standardmäßig ausgeschaltet — das Event ist ja vorbei. Ein zweites Event entsteht dabei nicht; die Buchung hängt sich an das vorhandene. Danach stellst du die Rechnung ganz normal in der Dokumente-Karte der Buchung aus. Die Rechnungsadresse ist hier Pflicht, weil ohne vollständige Anschrift nach § 14 UStG kein Beleg ausgestellt werden kann. Beim Paket wählst du aus, was gefahren wurde; auch inaktiv geschaltete Pakete stehen zur Wahl, weil du sie inzwischen abgeschaltet haben kannst — der Preis lässt sich wie immer von Hand überschreiben. Zwei Dinge sind normal und kein Fehler: Auf der Rechnung stehen das heutige Datum und eine Belegnummer aus dem laufenden Jahr, während der Leistungszeitraum den Termin des Events trägt (bei einem Event aus dem Vorjahr also eine Rechnung von heute für eine Leistung von damals) — und einmalig bekommst du die Erinnerung, dass für dieses Event der Galerie-Link noch nicht raus ist, weil das Event jetzt einen Kunden hat. Hast du dich vergriffen, findest du unten auf der Event-Seite unter Verknüpfung den Knopf Verknüpfung lösen; er verschwindet, sobald für die Buchung ein Beleg ausgestellt wurde. Die Buchung verliert dabei ihre Box-Reservierung, du solltest sie danach also stornieren oder neu verknüpfen. Zwei Voraussetzungen gibt es: Dem Event muss eine Box zugewiesen sein — sonst erscheint der Knopf gar nicht erst — und mindestens eines deiner Pakete muss für genau diese Box freigegeben sein, sonst bekommst du statt des Formulars einen Hinweis mit dem Weg in die Paket-Verwaltung.

Box-Pilot ohne Buchungssystem: Du brauchst keine Buchung, um ein Event zu fahren. Lege das Event einfach direkt an — Dashboard → Events → Event anlegen oder direkt an der Box (siehe 9.2). Brauchst du später doch eine Rechnung, trägst du die Buchung nach oder stellst eine Rechnung ohne Buchung aus — beides gehört allerdings zum Buchungssystem und setzt Web Pilot voraus.