Teil 11 — Galerie & Teilen

🖥️📦 Cloud & Box — die Galerie verwaltest du im Dashboard, geteilt wird an der Box.

11.1 Online-Galerie & PIN

Jedes Event hat eine Online-Galerie, die Gäste per QR-Code öffnen. Sie ist standardmäßig PIN-geschützt (der PIN-Schutz lässt sich pro Event abschalten → „Direkt-Zugriff", siehe 11.2), aktualisiert sich live (neue Fotos erscheinen ohne Neuladen) und bietet einen ZIP-Download der ganzen Galerie. Die Galerie-PIN (4 Ziffern) wird automatisch vergeben; du siehst und verwaltest sie im Dashboard auf der Event-Detailseite.

Einzelne Fotos speichern: Tippt ein Gast in der Galerie ein Foto an und dort auf das Speichern-Symbol, passiert je nach Gerät das Richtige. Auf iPhone und iPad öffnet sich das Teilen-Menü — über „Bild sichern" landet das Foto direkt in der Fotos-App, nicht in einem Datei-Ordner. Hintergrund für Rückfragen: Eine Webseite darf auf dem iPhone nicht selbst in die Fotos-Mediathek schreiben, über das Teilen-Menü geht es. Auf Android und am Computer wird stattdessen wie gewohnt heruntergeladen; auf dem Handy liegt das Foto dann im Downloads-Ordner und taucht in der Galerie bzw. in Google Fotos unter „Geräteordner" auf. Beim ZIP der ganzen Galerie bleibt es auf dem iPhone systembedingt bei der Dateien-App — ein ZIP ist kein Bild und kann in der Fotos-App nicht abgelegt werden.

Galerie wieder zusperren. Landet ein Galerie-Link oder der PIN dort, wo er nicht hingehört — in der falschen WhatsApp-Gruppe, beim Ex-Partner, im Firmen-Chat — hast du auf der Event-Detailseite zwei Mittel, und sie gehören zusammen. „PIN ändern“ neben der PIN-Anzeige vergibt einen neuen 4-stelligen Code; wer den alten kannte, kommt damit nicht mehr hinein, auch dann nicht, wenn er die Galerie vorher schon einmal geöffnet hatte. Die Box übernimmt den neuen PIN von selbst, spätestens nach zwei Minuten. „Alle Zugangslinks zurückziehen“ unten in der Galerie-Karte macht jeden bisher ausgegebenen Link ungültig: den Galerie-Link, die QR-Codes auf bereits gedruckten Fotos, den Tablet-Link und den Link auf die Originale. Wer den PIN kennt, kommt danach wieder hinein — dein Kunde behält also seine Galerie. Soll wirklich alles zu sein, ändere zusätzlich den PIN; der zieht die Links ohnehin mit zurück. Beides lässt sich nicht rückgängig machen, deshalb kommt vor dem Zurückziehen eine Nachfrage. Ein Gast, der danach einen alten QR scannt, sieht „Dieser Link wurde vom Veranstalter zurückgezogen“ — ohne Begründung, warum, das geht ihn nichts an.

Aufbewahrung: Galerien werden nach 30 Tagen fristgerecht automatisch gelöscht. Meldet ein Kunde „Galerie sagt abgelaufen", ist diese Frist überschritten.

KI-Bilder in der Galerie. Entsteht an der Box ein KI-Bild, erscheint es als eigene Kachel neben dem Original und trägt das Abzeichen „KI-bearbeitet · AI-edited“. In der Großansicht wechselst du mit einem Knopf zwischen Original und KI-Version; heruntergeladene KI-Bilder tragen _ki im Dateinamen (16.7).

11.2 QR-Modi, Privat-Modus & Tablet-Wall

Im Dashboard auf der Event-Detailseite, Tab QR-Sharing, stellst du ein, wie geteilt wird:

• Event-Sharing — der Master-Schalter, ob Gäste am Kiosk überhaupt QR-Codes sehen. Ausschalten = Privat-Modus (siehe unten).
• Was bekommen Gäste über den QR-Code? — Einzelbild (der Gast scannt nach der Aufnahme einen QR, der nur sein eigenes Foto enthält) oder Galerie (der QR führt zur kompletten Event-Galerie). Der QR-Code fürs Einzelbild erscheint sofort nach der Aufnahme, auch wenn das Foto bei schwachem Netz noch hochlädt. Scannt ein Gast früher, zeigt sein Handy „Dein Foto wird noch hochgeladen“ und wechselt von selbst zum Bild, sobald es da ist.
• PIN-Schutz für alle QR-Codes — an (PIN-Gate aktiv, Standard): Gäste müssen vor dem Anschauen den 4-stelligen PIN eingeben. Aus (Direkt-Zugriff): Galerie bzw. Einzelfoto öffnen ohne PIN-Abfrage. Der Schalter wirkt sofort und auch rückwirkend: schaltest du den PIN-Schutz wieder ein, verlangen auch bereits gescannte oder weitergereichte QR-Codes ab diesem Moment wieder den PIN. Wer die Galerie gerade offen hat, sieht die schon geladenen Bilder noch bis zum nächsten Aufruf — neu hinein kommt niemand mehr ohne PIN. Beim Galerie-Versand an den Kunden hält der Dialog an, solange hier Direkt-Zugriff steht, und lässt dich den Schutz einschalten oder bewusst ohne ihn senden (siehe 11.3). Der Schalter bleibt auch nach dem Versand änderbar; wurde die Galerie schon verschickt und steht er auf Direkt-Zugriff, zeigt dir eine Hinweiszeile unter dem Schalter das Versanddatum. Den Schalter kannst du am Dashboard und am Kiosk umlegen: Wo du ihn zuletzt geändert hast, das gilt — der neueste Eintrag gewinnt, auch wenn die Box zwischendurch offline war. Das funktioniert, sobald die Box mit der aktuellen Box-Software läuft; auf einer älteren Box gilt weiter der bisherige Abgleich.
• PIN am Kiosk anzeigen — Schalter, ob der PIN groß am Teilen-Bildschirm steht (offene Events) oder ob du ihn persönlich herausgibst (private Events).

Privat-Modus — für Events, deren Fotos nicht per QR für Gäste teilbar sein sollen (interne Firmenfeiern, Promi-Hochzeiten). Es gibt keinen eigenen „Privat-Modus"-Schalter — du erreichst ihn, indem du den Schalter „Event-Sharing" ausschaltest (im Admin-Panel im Tab Event oder im Dashboard im Tab QR-Sharing). Effekt:

• Am Teilen-Bildschirm erscheint kein QR, sondern der Hinweis „Privates Event".
• Drucken läuft normal weiter — der Privat-Modus betrifft nur das Online-Teilen.
• Der Upload in deine Cloud läuft trotzdem. Du siehst die Fotos im Dashboard und kannst dem Kunden den Galerie-Link später persönlich geben.

Privat-Modus gilt pro Event. Nach einem privaten Event den Schalter wieder einschalten, sonst wunderst du dich beim nächsten Event, warum kein QR-Code kommt.

Tablet-Wall — ein zweites Display oder Tablet zeigt während des Events die Fotos. Den Zugangs-Link holst du im Dashboard auf der Event-Detailseite, Tab Tablet-Wall. Was das Tablet zeigt, stellst du auf demselben Tab ein, in der Karte „Anzeige am Tablet" gleich unter dem QR-Code. Modus: „Live" zeigt immer die neuesten Fotos, ein neues Foto rückt vorne ein. „Slideshow" wechselt im eingestellten Takt durch alle Fotos des Events. Anzahl Fotos: 1, 2, 4, 6, 9 oder 12 gleichzeitig. Bei einem Foto im Modus Live steht immer nur das neueste da, bis das nächste kommt. Bei 1 und 2 Fotos wird jedes Bild ganz gezeigt, ab 4 Fotos füllen die Bilder ihre Kachel. Anzeigedauer pro Foto (5 bis 30 Sekunden) und Reihenfolge gelten nur für die Slideshow. Bei mehreren Fotos wechseln alle gleichzeitig. „Zeitlich" läuft vom ersten Foto des Events bis zum neuesten und beginnt dann von vorn, „Zufällig" mischt, und jedes Foto kommt einmal dran, bevor neu gemischt wird. Ein neues Foto kommt in beiden Fällen sofort als Nächstes. Galerie-QR anzeigen: Schaltest du ihn aus, entfällt die rechte Spalte mit dem Galerie-QR-Code, und die Fotos nutzen die volle Breite. Standard ist Live mit 12 Fotos und Galerie-QR. Änderungen übernimmt das Tablet von selbst, spätestens nach zehn Sekunden, du musst dort nichts neu laden.

Tippt ein Gast auf eine Kachel, öffnet sich ein Vollbild-QR zum Direkt-Download, in jedem Modus und auch ohne Galerie-QR. Wie lange dieser QR stehen bleibt, stellst du in derselben Karte ein: 10, 30, 60 oder 120 Sekunden — oder „Ohne Ablauf", dann bleibt die Ansicht, bis jemand sie wegtippt. Standard sind 60 Sekunden, und das ist für die meisten Feiern die richtige Wahl: Handy zücken, entsperren und Kamera öffnen dauert länger, als man denkt. Wer schneller fertig ist, tippt auf „← Zurück zur Wall" oder neben das Bild und ist sofort wieder bei den Fotos. Achtung, zwei verschiedene Dinge: Diese Einstellung betrifft nur das Tablet. Die QR-Anzeigedauer unter Einstellungen → Allgemeines gilt für den Bildschirm der Box nach der Aufnahme.

Die Standardwerte aller Wall-Einstellungen für neue Events legst du unter Events → Standards fest.

11.3 Galerie-Link senden & Originale als ZIP

Galerie-Link an den Kunden senden: Auf der Buchungs-Detailseite gibt es einen Button „Galerie-Link an Kunde senden" (sobald die Buchung ein Event mit PIN hat). Klick → Bestätigung → der Kunde bekommt eine Mail mit Direkt-Link und PIN in großer Schrift. In der Mail steht dazu der Satz „Falls die Galerie nach einem PIN fragt, lautet er …" — der PIN steht also immer in der Mail, auch wenn du den PIN-Schutz für dieses Event ausgeschaltet hast. Das kannst du jederzeit auslösen — vor, während oder nach dem Event. Eine Ausnahme gibt es: Ist die Galerie abgelaufen und zeigt keine Fotos mehr, sperrt der Dialog den Versand, denn der Link würde auf eine leere Galerie zeigen; die Frist wird dann auch nicht neu gesetzt. Hat eine abgelaufene Galerie noch sichtbare Fotos, geht der Versand und setzt die Frist neu.

Wenn der PIN-Schutz aus ist: Steht der Schalter PIN-Schutz für alle QR-Codes dieses Events auf Direkt-Zugriff, öffnet jeder die Galerie ohne PIN, der den Link hat. Deshalb hält der Versand-Dialog in diesem Fall an und zeigt den Kasten PIN-Schutz ist aus, ohne die Knöpfe zum Senden. Du hast zwei Wege. Mit „PIN-Schutz einschalten" schaltest du den Schutz an; danach erscheinen die normalen Sendeknöpfe, und auch die QR-Codes auf bereits gedruckten Fotos verlangen ab jetzt den PIN. Mit „Trotzdem ohne PIN-Schutz senden" verschickst du die Galerie bewusst offen, zum Beispiel für eine Feier, bei der jeder die Fotos sehen darf. Der Dialog zeigt dann in Rot, dass die Galerie ohne PIN-Schutz verschickt wird, und BoothPilot hält im Protokoll fest, dass du dich dafür entschieden hast. Das gilt nur für diesen einen Versand; beim nächsten Mal fragt der Dialog wieder. Das Senden mit Originalen als ZIP prüft den Schutz ein zweites Mal im Moment des Versands: Hast du den Schutz zwischenzeitlich ausgeschaltet, ohne „Trotzdem" zu wählen, wird nichts verschickt, und im Dialog steht der Grund.

Der Schalter bleibt jederzeit änderbar. Auch nach dem Versand sperrt BoothPilot nichts: Im Reiter QR-Sharing kannst du PIN-Schutz für alle QR-Codes weiter ein- und ausschalten. Hast du die Galerie verschickt und der Schalter steht auf Direkt-Zugriff, steht dort ein Hinweis mit dem Versanddatum, dass die Galerie ohne PIN erreichbar ist.

Automatische Ablauf-Erinnerung: Drei Tage bevor die Galerie abläuft, schickt BoothPilot dem Kunden von selbst eine Erinnerungsmail („deine Galerie läuft bald ab, lade dir jetzt alles herunter") — mit demselben Link und PIN und, falls vorhanden, dem Originale-ZIP. Du musst dafür nichts tun. Versendest du die Galerie neu, startet die 30-Tage-Frist neu und die Erinnerung kommt entsprechend drei Tage vor dem neuen Ablaufdatum. (Standalone-Events ohne Buchung haben keine Kunden-Mail-Adresse — hier gibt es keine automatische Erinnerung.)

Originale als ZIP: Zusätzlich zur Online-Galerie kannst du deinen Kunden die Original-Aufnahmen als ZIP anbieten — hohe Auflösung, ohne Wasserzeichen, ohne Rahmen.

1. Event-Detailseite → Karte „Originale als ZIP" → „ZIP erstellen" (Aufbau dauert je nach Größe bis zu ein paar Minuten).
2. Beim nächsten Galerie-Versand ist automatisch ein zweiter Button „Originale als ZIP" in der Mail.
3. Kommen später Fotos dazu, einfach „ZIP neu erstellen".

Verfügbar für Events, deren Box die Originale in die Cloud sichert. Der Download ist über den persönlichen Zugang des Kunden geschützt (nicht über den Galerie-PIN, den auch Gäste haben) und gilt wie die Galerie 30 Tage.

Was der Zähler „Originale: 18 von 20" bedeutet: Bevor du packst oder die Galerie versendest, zeigt dir BoothPilot, wie viele Original-Aufnahmen schon in der Cloud liegen. Nicht mitgezählt werden GIFs und von Gästen bearbeitete Bilder — beide haben bauartbedingt kein eigenes Original: Beim GIF liegt das erste Bild der Serie ohnehin als normales Foto mit Original in der Cloud, und bei einer Bearbeitung ist es das unbearbeitete Ausgangsfoto. Im ZIP fehlt dadurch nichts. Steht der Zähler nicht auf 100 %, lädt die Box in aller Regel noch hoch oder ist gerade offline — dann warte kurz und klick erneut. Ist die Box dagegen fertig und der Zähler bleibt trotzdem darunter, bietet BoothPilot dir an, es trotzdem zu tun: bei einem Standalone-Event über „ZIP jetzt packen" im Bereich Originaldateien, bei einem Event mit Buchung über „Trotzdem mit Originalen senden" im Senden-Dialog. Beide Knöpfe erscheinen ausschließlich dann, wenn die Box wirklich steht (nichts mehr in der Upload-Queue, Box online) und mindestens ein Original in der Cloud liegt — lädt sie noch, ist Warten die richtige Antwort, und ohne ein einziges Original käme eine leere ZIP heraus. Betroffen sind vor allem Events von vor dem letzten Box-Update: dort lassen sich Gäste-Bearbeitungen nachträglich nicht mehr als solche erkennen, ihr unbearbeitetes Ausgangsfoto liegt aber ohnehin im ZIP.

Woraus sich die Fotozahl zusammensetzt: Die Kachel Fotos hochgeladen im Tab Übersicht schlüsselt unter der Zahl auf, was darin steckt — zum Beispiel „14 Kamerafotos · 2 GIFs · 1 bearbeitet"; GIFs und Bearbeitungen nennt sie nur, wenn es welche gibt. Damit ist auf einen Blick klar, warum Upload-Queue offen auf 0 stehen kann, während der Originale-Zähler unter der Gesamtzahl der Fotos liegt: die Differenz sind genau diese beiden Arten. Nach Ablauf der Galerie sind die Einzelfotos gelöscht — dann steht dort wieder nur „Vom Event".

Standalone-Events (ohne Buchung): Ein Event ohne hinterlegte Buchung hat keine Kunden-Mail-Adresse — hier wird nichts gemailt. Stattdessen findest du auf der Event-Detailseite im Tab Übersicht, in der Karte Online-Galerie, den Bereich Originaldateien mit „Originale-Link erstellen". Die ZIP wird im Hintergrund gepackt; sobald sie fertig ist, kopierst du den Link mit einem Klick und gibst ihn zusammen mit dem Galerie-Link weiter — genau wie den Galerie-Link auch. Kommen später Fotos dazu, packst du über „Neu packen" eine aktuelle Version. Der Link gilt wie die Galerie 30 Tage und ist selbst der Zugang (kein PIN) — gib ihn nur an Personen weiter, die die Originale bekommen sollen.

11.4 Bewertungen einsammeln

Der beste Moment für eine Bewertung ist der, in dem dein Kunde gerade seine Fotos anschaut. Genau dort setzt diese Funktion an: Du hinterlegst einmal deinen Bewertungslink, und BoothPilot fragt für dich — im richtigen Augenblick und rechtlich sauber.

Einrichten: Unter Dashboard → Konto → Unternehmen findest du die Karte Bewertungsanfrage. Setz den Haken bei „Bewertungsanfragen aktivieren" und trag die Adresse ein, auf der deine Kunden bewerten sollen — zum Beispiel den „Rezension schreiben"-Link deines Google-Unternehmensprofils, den du dir dort unter „Bewertungen erhalten" kopierst; ProvenExpert oder jede andere Plattform funktioniert genauso. Ohne beides passiert nirgends etwas. Das Ziel kannst du jederzeit ändern, ohne dass alte Links kaputtgehen: Deine Kunden bekommen immer erst einen Link auf BoothPilot, der sie weiterleitet.

Was dann passiert, sind zwei verschiedene Dinge — und der Unterschied ist wichtig.

In der Galerie sieht die Person, die gebucht hat, über ihren Fotos einen kurzen Hinweis mit einem Knopf „Bewertung schreiben". Den bekommt sie ohne jede Vorbedingung, weil sie die Seite selbst geöffnet hat — das ist keine Werbung, sondern ein Hinweis auf einer Seite, die sie ohnehin besucht. Er erscheint genau einmal und nur über ihren persönlichen Link aus der Galerie-Mail; alle Gäste, die den Galerie-Link später weitergereicht bekommen, sehen ihn nie. Wer ihn wegklickt, sieht ihn nicht wieder.

In der Galerie-Mail steht die Bitte dagegen nur, wenn dein Kunde beim Buchen ausdrücklich zugestimmt hat. Eine E-Mail, die um eine Bewertung bittet, ist rechtlich Werbung (§ 7 UWG) — dafür braucht es eine Einwilligung, und die musst du im Zweifel nachweisen können. BoothPilot erledigt das: Im Bestellprozess erscheint eine freiwillige, nicht vorangekreuzte Frage mit deinem Namen darin, und zu jeder Buchung wird festgehalten, welchem Wortlaut der Kunde wann und wo zugestimmt hat. Gefragt wird genau einmal — schickst du die Galerie später noch einmal, ist der Bewertungsblock nicht mehr dabei. In der Mail steht außerdem ein Abmeldelink, und Gmail oder Apple Mail zeigen zusätzlich ihren eigenen „Abbestellen"-Knopf; nutzt der Kunde eines von beidem, bekommt er nie wieder eine solche Bitte. Die Buchung und alle übrigen Mails bleiben davon unberührt.

Wo du den Stand siehst: Auf der Buchungs-Detailseite steht in der Karte Vertrag eine Zeile Bewertungsanfrage — entweder „Einwilligung am … erteilt" samt Fläche, „Am … widerrufen" oder „Keine Einwilligung". Bei Buchungen, die du selbst von Hand angelegt hast, steht dort immer „Keine Einwilligung", und das ist richtig so: Zustimmen kann nur der Kunde selbst, und zwar im Bestellprozess.

Ohne Buchungssystem — Events ohne Buchung: Legst du ein Event von Hand an, ohne dass eine Buchung dahintersteht (der Normalfall im Plan Box Pilot), gibt es keine Kundenadresse und damit auch keine Galerie-Mail. Stattdessen findest du auf der Event-Detailseite einen zweiten Link: Galerie-Link mit Bewertungsbitte. Den gibst du gezielt an deinen Kunden — er zeigt einmalig den Hinweis. Für Gäste nimmst du den Link darüber, der zeigt ihn nie. Eine Bitte per E-Mail gibt es hier nicht: Ohne Buchung gibt es weder eine Adresse noch eine Einwilligung.

Ergänze deine Datenschutzerklärung. Sobald du die Funktion einschaltest, verarbeitest du eine Einwilligung, die in deinem Datenschutztext vorkommen muss. Der Entwurfs-Generator weiter unten auf derselben Seite enthält dafür einen fertigen Absatz — er wird allerdings nur beim Erzeugen eines neuen Entwurfs eingesetzt, du musst ihn also übernehmen und speichern.

Bewertungen auf deiner Webseite sind etwas anderes. Der Baustein „Bewertungen" im Website-Builder zeigt Kundenstimmen, die du selbst eintippst — eine eingegangene Bewertung übernimmst du dort weiterhin von Hand. Die beiden Funktionen sind nicht miteinander verbunden.

11.5 Fotos ohne Internet: Offline-QR

Auf Festivals, in Scheunen oder Messehallen gibt es oft kein brauchbares Netz, und der QR-Code zur Online-Galerie läuft ins Leere. Mit dem Offline-QR bekommen Gäste ihr Foto trotzdem: Die Box liefert das Foto selbst aus, über das WLAN deines Reise-Routers. Der Gast verbindet sein Handy mit diesem WLAN und holt das Foto direkt von der Box. Internet braucht dafür weder er noch die Box.

Am Teilen-Bildschirm stehen dann zwei QR-Codes nebeneinander: links „1 · WLAN verbinden“ (das Handy tritt dem WLAN des Reise-Routers bei), rechts „2 · Dein Foto“ (öffnet das Foto auf der Box). Hast du unter QR-Sharing die Galerie gewählt, steht rechts die Galerie des Events (siehe 11.2).

Was du brauchst

• Einen Reise-Router (zum Beispiel einen LTE-Router) mit Netzteil. Ein Router am Akku hält selten das ganze Event durch.
• Im Router „Gäste trennen“ beziehungsweise „Client-Isolation“ ausschalten. Steht sie an, sehen sich die Geräte im WLAN nicht, und kein Handy erreicht die Box. Bei manchen Routern heißt die Option AP-Isolation.
• Ein Netzname für beide Frequenzbänder (2,4 und 5 GHz unter derselben SSID). Mit zwei Namen scannt der Gast den falschen oder landet in einem Band, das sein Handy nicht kann.
• Die Box per LAN-Kabel am Router und im Router eine feste IP-Adresse für die Box (Adressreservierung). Wechselt die Adresse, stimmen angezeigte QR-Codes nicht mehr (siehe unten).
• Einen ausreichend großen DHCP-Bereich: Jedes Gäste-Handy bekommt eine eigene Adresse.

Der Windows-Installer legt die nötige Firewall-Regel „BoothPilot Offline-QR“ selbst an. Du musst nichts freigeben. Am Mac brauchst du keine Firewall-Regel.

Einrichten

1. WLAN-Daten eintragen. Im Dashboard unter Fotobox → Konfiguration in der Karte Offline-QR: WLAN-Name, WLAN-Passwort und Sicherheit („WPA/WPA2“ oder „Offenes Netz“). Das Passwort hat 8 bis 63 Zeichen, bei einem offenen Netz bleibt es leer. Dieselben Felder gibt es an der Box im Box-Admin unter System → Offline-QR. Die Daten gelten je Box.

2. Entscheiden, wann der Offline-QR gilt. Für die ganze Box legst du in derselben Karte Offline-QR auf dieser Box fest („Aus“, „An“ oder „Automatisch bei Internet-Ausfall“), für ein einzelnes Event im Dashboard auf der Event-Detailseite, Tab QR-Sharing, in der Karte Lokaler Offline-QR (ohne Internet):

   • Wie Box-Standard — das Event folgt der Box. Das ist die Voreinstellung eines Events.
   • An — das Event läuft ganz offline. Das Event-Sharing ist dabei aus (wie beim Privat-Modus, siehe 11.2), es gibt keinen Online-QR. Die Fotos laden trotzdem hoch, sobald die Box Internet hat.
   • Aus — kein Offline-QR, das Event teilt wie gewohnt online.
   • Automatisch bei Internet-Ausfall — normalerweise der Online-QR. Hat die Box länger als 20 Sekunden kein Internet, wechselt sie auf den Offline-QR. Ist das Internet eine Minute lang stabil zurück, wechselt sie wieder zurück. Das Event wird dabei nie privat gestellt.

   Die Box-Einstellung eignet sich zum Beispiel für eine fest beim Kunden stehende Box, die immer ohne Internet läuft. Welcher Wert für neu angelegte Events gilt, stellst du unter Events → Standards im Eintrag Lokaler Offline-QR ein.

3. Adapter prüfen. Im Box-Admin unter System → Offline-QR steht bei Status, unter welcher Adresse die Box ausliefert („Läuft auf http://192.168.… (Adapter …)“). Bei Netzwerkadapter steht „Automatisch“. Hängt die Box am Kabel und hat zusätzlich ein anderes WLAN verbunden, wähle den Kabel-Adapter selbst aus.

4. Verbindung testen. Im Box-Admin erscheint neben Verbindung testen ein QR-Code. Scanne ihn mit einem Handy, das im WLAN des Reise-Routers ist. Es muss „BoothPilot-Box erreichbar“ erscheinen. Steht der Modus auf „Automatisch bei Internet-Ausfall“ und ist die Box online, läuft der Server noch nicht: Wähle zum Testen vorübergehend „An“.

Den WLAN-Code kannst du auch auf dem Startbildschirm zeigen: Im Startseiten-Layout gibt es das Element WLAN-Code, in der Voreinstellung ausgeblendet. Es erscheint nur, wenn ein WLAN-Name eingetragen ist.

Was der Gast sieht

Er scannt links den WLAN-Code, bestätigt „Verbinden“ und scannt dann den rechten Code. Das Foto öffnet sich als einfache Seite mit dem Bild und einem Speichern-Knopf. Auf dem iPhone hält er das Bild gedrückt und wählt „Zu Fotos hinzufügen“. Auf Android tippt er auf „Speichern“, das Foto liegt dann im Ordner Downloads. Bei einem GIF läuft es genauso.

Zeigt der Teilen-Bildschirm nur einen Code („Im WLAN der Fotobox? Dann diesen Code scannen — ganz ohne Internet.“), ist kein WLAN-Name eingetragen. Der Gast muss dann schon im richtigen WLAN sein.

Gut zu wissen

• Das Handy meldet „kein Internet“. Das stimmt, denn das WLAN des Reise-Routers hat keins. Manche Handys wollen deshalb zurück ins Mobilfunknetz. Sag deinen Gästen: Im WLAN bleiben beziehungsweise „Verbunden bleiben“ antippen.
• PIN. Hat das Event den PIN-Schutz an, fragt das Handy wie online nach dem Galerie-PIN, in der Galerie und beim einzelnen Foto. Beim Einzelfoto gibt der Gast ihn einmal ein, weitere Fotos des Events öffnen sich auf diesem Handy danach ohne Abfrage. Die Box kennt den PIN erst, wenn sie einmal online war; ohne Internet siehst du ihn im Box-Admin unter Event bei „Galerie-PIN (Offline-QR)“. Kennt die Box ihn nicht, meldet der Box-Admin unter System → Offline-QR „Galerie-PIN unbekannt — Box einmal online bringen.“ Bis dahin bleibt die Galerie gesperrt, einzelne Fotos öffnen sich ohne PIN.
• Die Adresse steckt im QR-Code. Der Code enthält die IP-Adresse der Box. Bekommt die Box eine andere Adresse (anderer Router, Kabel umgesteckt, keine Reservierung), führen bereits angezeigte Codes ins Leere. Der nächste Code nach einer Aufnahme stimmt wieder. Deshalb die feste Adresse im Router.
• Gültigkeit. Der Link zu einem einzelnen Foto gilt 24 Stunden, der Link zur Galerie 7 Tage. Wer sein Foto später will, holt es aus der Online-Galerie.
• Die Box muss binnen 60 Tagen wieder ins Internet. Fotos, die im Offline-Betrieb entstehen, versucht die Box 60 Tage lang hochzuladen, normale Fotos 14 Tage. Steht eine Box länger offline, kommen die Fotos nicht mehr in die Cloud.
• Reichweite. Der Offline-QR hilft nur, wenn die Gäste im WLAN des Reise-Routers sind. Bei „Automatisch bei Internet-Ausfall“ hilft er bei einem Ausfall der Internetverbindung, nicht bei einem ausgefallenen Router.
• Drucken und Bearbeiten laufen unverändert.

Erreicht ein Handy die Box nicht, geh die Punkte oben durch: Client-Isolation, ein Netzname, Adapter, Verbindungstest.