Teil 3 — Dein Angebot aufbauen

🖥️ Cloud-Dashboard — du arbeitest im Browser.

💶 Nur Web Pilot / Autopilot. Dieser ganze Teil betrifft das Buchungs- und Webseiten-Geschäft. Reine Box-Pilot-Operator springen weiter zu Teil 4.

3.1 Vermietung

Unter Dashboard → Vermietung legst du fest, was Kunden bei dir buchen können. Der Bereich hat fünf Tabs:

Pakete (Vermietung → Pakete) Ein Paket hat Name, Beschreibung, Dauer, Preis, inkludierte Drucke und eine Feature-Liste. Jeder Punkt der Feature-Liste erscheint 1:1 auf deiner Webseite und im Buchungs-Ablauf. Bei einem leeren Konto kannst du mit einem Klick drei Standard-Pakete einfügen und danach anpassen. „Löschen" deaktiviert ein Paket nur — bestehende Buchungen bleiben gültig, das Paket verschwindet aber aus dem Buchungs-Ablauf. Pakete gelten für alle deine Boxen. Die Online-Galerie ist immer inklusive.

Hintergründe (Vermietung → Hintergründe) Foto-Hintergründe (Backdrops) mit Bild und Preis. Pro Paket entscheidest du, welche buchbar sind und ob sie inklusive oder gegen Aufpreis angeboten werden.

Props (Vermietung → Props) Dasselbe Prinzip für Requisiten-Pakete.

Lieferzonen (Vermietung → Lieferzonen) Staffel nach Entfernung: pro Zone ein maximaler Kilometer-Radius und ein Aufpreis (oder „auf Anfrage"). Wenn du deine Geschäftsadresse hinterlegt hast, ordnet das System die Postleitzahl des Kunden im Buchungs-Ablauf automatisch der passenden Zone zu; sonst wählt der Kunde die Zone manuell.

Coupons (Vermietung → Coupons) Rabatt-Codes (Prozent oder Euro), optional mit Mindestbetrag und Ablaufdatum. Der Kunde gibt sie im Zahlungs-Schritt ein.

Preise sind Bruttopreise. Alle Preisfelder verstehst du inklusive MwSt. Die Rechnung weist Netto und Umsatzsteuer automatisch separat aus. Bist du Kleinunternehmer, erscheint kein Steuerbetrag, sondern der Standard-Hinweis. Den Steuersatz und das Kleinunternehmer-Flag stellst du unter Konto → Unternehmen ein. Ein Hinweis-Banner am Ende der Vermietungs-Seiten erinnert dich daran.

Hat ein Paket keine Extras, überspringt der Buchungs-Ablauf den Extras-Schritt automatisch.

3.2 Verfügbarkeit, Sperrzeiten & Buchungs-Einstellungen

Verfügbarkeit siehst du als Monats-Kalender — pro Box unter Dashboard → Box → [deine Box] → Verfügbarkeit, als Gesamtschau über alle Boxen unter Dashboard → Box → Verfügbarkeit. Freie Tage sind hell, Buchungen markiert, Sperrzeiten grau, vergangene Tage ausgegraut.

Sperrzeiten legst du mit Datumsbereich, Grund (Wartung / Urlaub / Privat / Sonstiges) und optionaler Notiz an. Ein Schalter „Gilt für alle meine Boxen" ist praktisch für Urlaub.

Buchungs-Einstellungen (gelten für alle Boxen):

Aufschläge greifen nur für neue Buchungen. Bestehende Buchungen behalten ihren Preis vom Buchungszeitpunkt — auch wenn du Aufschläge später änderst.

Feiertage: Bundesweite Feiertage berücksichtigt das System automatisch. Bundesland-spezifische (z.B. Allerheiligen in Bayern) ergänzen wir auf Wunsch — kurze Nachricht über das Feedback-Formular.

Das System prüft bei jeder Anfrage live, ob an dem Tag eine Box frei ist — über alle Buchungen und Events hinweg, auch bei mehrtägigen Veranstaltungen. Jede deiner Boxen darf grundsätzlich jedes Event fahren; die Zuordnung einer Box zu einem Event ist nur Komfort-Information, kein hartes Limit.

3.3 Deine Webseite oder das Buchungs-Widget

Unter Dashboard → Webseite hast du zwei Wege, je nach Plan:

A) Eine komplette eigene Webseite (Autopilot) Du bekommst eine öffentliche Webseite unter deiner Subdomain (z.B. deinname.boothpilot.app). Die Tabs:

B) Das Buchungs-Widget für deine bestehende Webseite (Web Pilot & Autopilot) Wenn du lieber deine eigene Seite (WordPress, Wix, Squarespace …) nutzt, kopierst du dir unter Webseite → Widget einen Einbettungs-Code. Dein Buchungs-Ablauf läuft dann direkt in deiner Seite — ohne Weiterleitungen.

Wo liegen Kundenportal & Galerie bei Web Pilot? Ohne eigene Webseite (also bei Web Pilot) laufen das Kundenportal und die Online-Galerie über eine geteilte BoothPilot-Adresse. Eine eigene Subdomain bekommst du erst mit Autopilot.

Logo statt Schriftzug: Sobald du unter Konto → Branding ein Logo hinterlegst, erscheint es überall statt deines Namens.

3.4 Deine Pflicht-Rechtstexte

Damit du rechtssicher Buchungen annehmen darfst, brauchst du eigene Rechtstexte. Du hinterlegst sie unter Konto → Unternehmen.

Wichtig: BoothPilot stellt dir keine fertigen Rechtstexte für deine Kunden bereit (AGB, Widerruf und Impressum unterscheiden sich je nach Land und Geschäftsmodell — das ist eine Sache für deinen Rechtsbeistand). Du lieferst diese Texte selbst, als PDF oder als eingegebener Text.

Hilfe bei der Datenschutzerklärung: Für die Datenschutzerklärung gibt es einen Entwurfs-Generator — denn welche Dienstleister im Hintergrund stehen (Hosting, Zahlung, Mail …), kannst du gar nicht alle selbst kennen. Der Button „Vorlage generieren" füllt das Textfeld mit einem Entwurf, in dem Platzhalter wie [Bitte ergänzen: …] stehen. Du musst den Entwurf prüfen, ergänzen und aktiv speichern — erst dann ist er live. Der Generator gilt nur für die Datenschutzerklärung; AGB und Widerruf lieferst du komplett selbst.

Jede Eingabe trägt einen Hinweis, dass du die Texte rechtlich prüfen (lassen) sollst, plus einen Link zu einer Hilfe-Seite. Beim Vertragsschluss wird automatisch festgehalten, welche Fassung deiner Texte galt — so bist du im Streitfall abgesichert.

Nutzt du das Widget auf deiner eigenen Seite? Dann kannst du unter Webseite → Widget externe Links zu deinem bestehenden Impressum und deiner Datenschutzerklärung hinterlegen. Das Widget verlinkt dann dorthin.