Teil 7 — Das Admin-Panel an der Box

📦 An der Box — du arbeitest am Touchscreen.

7.1 Öffnen, PIN & Überblick

Das Admin-Panel ist deine Schaltzentrale direkt an der Box.

1. Auf dem Startbildschirm oben rechts auf das Schloss-Symbol („Admin") tippen.
2. PIN eingeben. Standard nach der Installation: 1234.
3. Nach drei Fehlversuchen wird die Eingabe für 30 Sekunden gesperrt (sichtbarer Countdown).

Ändere den Standard-PIN 1234 direkt nach der Einrichtung — unter System → Admin-PIN ändern.

Oben rechts im Panel gibt es einen Hell-/Dunkel-Umschalter und ein „✕" zum Schließen. Das Panel hat acht Tabs:

7.2 Die acht Tabs im Detail

Status

Dein Gesundheits-Check auf einen Blick:

• Box-Name und -Kennung.
• Hardware-Raster: Kamera, Drucker, Upload, Internet, Arbeitsspeicher, Prozessor — jeweils mit Status. Kamera und Drucker zeigen ihren Modellnamen, sonst „Offline". Beim Drucker steht außerdem „Kein Drucker gefunden", wenn keiner gewählt oder erkannt ist, „Nicht gefunden", wenn es den gewählten Drucker in Windows nicht mehr gibt, „Drucker nicht angeschlossen", wenn der Drucker in Windows eingerichtet ist, aber kein Gerät dahinter steckt (etwa weil das USB-Kabel gezogen ist; der Treiber bleibt dabei installiert), und „Deaktiviert", wenn du ihn abgeschaltet hast. Upload zeigt „Leer", „N ausstehend" oder „N fehlgeschlagen", Internet „Verbunden" oder „Offline". Bei fehlgeschlagenen Uploads erscheint ein Button „Fehlgeschlagene Uploads erneut versuchen".
• Aktives Event mit Datum sowie der Anzahl Fotos und Drucke; bei gesetztem Event-Limit ein Fortschrittsbalken.
• Hinweis-Banner „Kein Template für dieses Event", falls keine Vorlage zugewiesen ist (tippbar → Template-Tab).
• Hinweis-Banner „KI-Stile nicht verfügbar“: erscheint, wenn das Event KI-Stile nutzt, die Box sie aber gerade nicht anbieten kann. Der Text nennt den Grund; bei leerem Guthaben steht zusätzlich „Guthaben im Dashboard aufladen“. Die Guthabenzahl selbst zeigt die Box nicht, die steht im Dashboard unter KI-Stile.
• „Fenster anzeigen" (Wartungsmodus): holt die Box aus dem Vollbild-Kiosk in ein normales Fenster — praktisch, wenn du am Gerät etwas in Windows erledigen musst. Am Mac: wie du dort zurück in den Kiosk kommst und BoothPilot beendest, steht in 17.7.
• „Box sperren": schaltet die Box in einen Pause-Bildschirm, bis du sie per PIN wieder entsperrst (siehe 9.3).

Event

Hier steuerst du das aktive Event und seine Foto-Einstellungen:

• Event wählen über das Dropdown „Aktives Event". Wechselst du, während noch Uploads laufen oder ein Druck aktiv ist, kommt eine Sicherheitsabfrage. Die Auswahl zeigt Events bis einen Tag nach ihrem letzten Tag, mehrtägige Events also bis zum Ende. Bei einer Exklusivbox steht über der Auswahl ein Hinweis, und sie enthält nur die Events, die der Box zugeordnet sind (siehe 8.2).
• Event beim Einschalten automatisch wählen (Standard an): Beim Start wählt die Box von selbst das Event, das ihr im Dashboard für den heutigen Tag zugeordnet ist (siehe 9.2). Der Schalter gleicht sich mit dem Dashboard ab (Boxen → Box → Konfiguration).
• „+ Neues Event" legt vor Ort ein Event an (siehe 9.2).
• „Event löschen" mit Bestätigungs-Häkchen (siehe 9.2).
• Hinweis „In der Cloud gelöscht": Löschst du im Dashboard ein Event, von dem auf der Box noch Fotos liegen, verschwindet es nicht einfach — die Box zeigt es hier mit der Zahl der betroffenen Fotos und zwei Möglichkeiten. Behalten lässt die Fotos auf der Box, blendet das Event aber aus der Auswahl aus; du kommst über System → Backup auf USB an sie heran. Lokal löschen entfernt sie endgültig. War das gelöschte Event gerade das aktive, sperrt die Box zusätzlich das Auslösen, bis du entschieden hast — sonst liefen weitere Fotos auf ein Event, das es nirgendwo mehr gibt. Die Sperre steht dann auch auf der Status-Seite und im Ruhebildschirm, und sie fällt, sobald du oben auf ein anderes Event wechselst, das betroffene Event lokal löschst, oder das Event in der Cloud wieder auftaucht.
• Gast-Sprache: Sprache der Gast-Oberfläche am Kiosk (Deutsch/English) pro Event. Der Wartungsmodus bleibt immer Deutsch; selbst eingegebene Texte (Event-Name, Button, Datenschutz) werden nicht übersetzt. Lässt sich auch im Dashboard unter Event → Einstellungen setzen.
• Anzeige & Countdown: Countdown-Dauer (3/5/10 s), wie lange das fertige Foto angezeigt wird, wie lange der Teilen-/QR-Bildschirm stehen bleibt.
• DSGVO-Hinweis: Standardmäßig aktiv — vor jedem Foto erscheint ein Datenschutz-Hinweis, dem der Gast zustimmen muss. Die Texte „Was passiert?" und „Deine Rechte" sowie der Datenschutz-Link werden automatisch aus deinen Geschäftsdaten (Konto → Unternehmen) erzeugt; du musst hier nichts eintragen. Die Felder dienen nur als optionaler Override, falls du den Text anpassen willst. Den Schalter kannst du pro Event abschalten. Jede Zustimmung wird als Nachweis gespeichert.
• Box-Galerie: Schalter „Box-Galerie sichtbar" — blendet den Galerie-Button auf dem Start-Bildschirm ein oder aus (aus = Gäste können am Kiosk keine Fotos durchblättern). Dazu Auflösung und Qualität der gespeicherten Galerie-Version.
• Online-Galerie: PIN-Anzeige (wird im Dashboard verwaltet) und — nur wenn eine PIN gesetzt ist — der Schalter „PIN am Kiosk anzeigen".
• QR-Sharing: Schalter „Event-Sharing" (Gäste sehen am Kiosk QR-Codes für die Online-Galerie), die Wahl, ob der QR auf das Einzelfoto oder die ganze Galerie zeigt, und der Schalter „PIN-Schutz für QR-Codes" (Gäste müssen vor dem Anschauen die 4-stellige PIN eingeben). Schaltest du „Event-Sharing" aus, ist das der Privat-Modus — einen separaten „Privat-Modus"-Schalter gibt es nicht.
• KI-Stile: nur zum Schalten und Ansehen, die Stile wählst du im Dashboard (Event → KI-Stile, siehe Teil 16). Der Schalter KI-Stile gibt den Gästen die Stilwahl frei. Darunter erscheinen Modus („Gast wählt“ oder „Fester Stil“), bei festem Stil die Auswahl des Stils, KI-Bild drucken (aus = nur digital) und Kennzeichnung im Bild („Nur digital“, „Immer“, „Nie“). Eine Zeile nennt die Anzahl der Stile, die für das Event freigegeben sind; Anzeigen klappt die Liste mit den Namen auf. Darunter steht der aktuelle Stand: „Verfügbar“ oder der Grund, warum die KI gerade nicht angeboten wird (zum Beispiel „Kein Guthaben“, „KI-Kontingent aufgebraucht“, „Keine Stile für dieses Event ausgewählt“, „Keine Cloud-Verbindung“ oder „Nach einem Anbieterfehler bis 14:35 pausiert“). Änderungen am Schalter und an den Einstellungen gleichen sich mit dem Dashboard ab.

Kamera

• Status: erkanntes Modell (grün/rot), Akkustand und – sofern die Kamera ihn meldet – der Aufnahmemodus, also die Stellung des Moduswahlrads. Bei einigen Canon-Gehäusen stehen dort zwei Namen, etwa „Canon EOS 1500D / 2000D": Dieselbe Kamera wird je nach Verkaufsgebiet unter zwei Bezeichnungen geführt, und die Kamera selbst meldet nur die eine davon. Das ist kein Fehler und bedeutet nicht, dass die falsche Kamera erkannt wurde.
• Einstellungen: ISO, Belichtungszeit, Blende, Belichtungskorrektur, Weißabgleich (soweit die Kamera sie liefert), „Liveansicht spiegeln", „Template im Liveview anzeigen", „Vorlage mitspiegeln" (nur sichtbar, wenn die beiden vorigen an sind) und die Kamera-Orientierung (Quer-/Hochformat).
• Wenn die Kamera einen Wert ablehnt, erscheint darüber ein gelber Hinweis, und der Wert wird nicht gespeichert – weder auf der Box noch im Dashboard. Das ist Absicht: du sollst nie eine Einstellung angezeigt bekommen, die an der Kamera gar nicht angekommen ist. Meldet die Kamera dabei „beschäftigt", steht sie fast immer nicht im manuellen Foto-Modus. Achte dabei auf das Rad an der Kamera, nicht auf das Display: im Video-Modus zeigt das Display bei manueller Belichtung ebenfalls ein „M".
• „Kamera neu verbinden" startet die Kameraverbindung der Box komplett neu. Das dauert ein paar Sekunden und ist der richtige Griff, wenn die Kamera angeschlossen und eingeschaltet ist, im Status aber rot steht. Während einer laufenden Aufnahme passiert nichts – dann einfach kurz warten und nochmal drücken.
• „Testfoto aufnehmen" erzeugt eine Vorschau zur Qualitätsprüfung, die nicht in der Galerie landet.
• „Kamera-Diagnose" schreibt testweise den aktuellen ISO-Wert und protokolliert dabei mit, was die Kamera antwortet. Das Ergebnis landet im Logexport (Diagnose → Logs exportieren) und hilft dem Support, wenn sich Einstellungen partout nicht übernehmen lassen. Der Vorgang ändert nichts an deinen Einstellungen und dauert bis zu 30 Sekunden.

Drucker

• Druckerstatus („Bereit" in Grün, „Nicht verfügbar" in Rot, darunter der Name des Druckers) und „Drucker wählen". Ein Papierformat stellst du hier nicht ein: Das Format kommt aus dem Druckertreiber (siehe 6.5).

• „Drucker aktiv": vorübergehend das Drucken abschalten, ohne den Drucker zu trennen (z.B. wenn das Papier ausgeht). Während ein Druck läuft, lässt sich der Schalter nicht umlegen.

• „Drucker neu verbinden": Der Knopf „Neu verbinden" sucht den Drucker neu und meldet kurz „Gefunden“ (mit Haken) oder „Kein Drucker“.

• „Druckaufträge löschen": Der Knopf „Löschen" leert die Warteschlange: alle wartenden und hängenden Aufträge, auch die der Schnitt-Instanz. Das brauchst du, wenn ein Auftrag hängt und keine Fotos mehr aus dem Drucker kommen (siehe 13.3). Vorher fragt die Box nach, denn noch nicht gedruckte Fotos kommen danach nicht mehr heraus. Danach steht auf dem Knopf „Gelöscht" mit der Zahl der gelöschten Aufträge, und die Box fragt den Drucker sofort neu ab. Bleiben Aufträge stehen, meldet die Box: „… Aufträge hängen noch. Drucker aus- und wieder einschalten, dann noch einmal löschen." Der Knopf funktioniert auch, wenn „Drucker aktiv" aus ist.

• „Druckereinstellungen öffnen" (öffnet den Windows-Treiber-Dialog für Format und Randlos) und „Testdruck (Hauptdrucker)".

• Fotostreifen (Schnitt): bei „Instanz mit Schnitt" die zweite Drucker-Instanz mit aktivem Schnitt für Streifen-Layouts, dazu „Testdruck (Schnitt-Instanz)" (siehe 6.5).

• Format & Limits: „Limit pro Foto" (1x, 2x, 3x oder „Unbegrenzt": wie oft ein einzelnes Foto gedruckt werden darf) und „Event-Limit gesamt" (hartes Limit fürs ganze Event). Das Event-Limit tippst du als Zahl ein, 0 heißt unbegrenzt. Gespeichert wird, wenn du das Feld verlässt oder Enter drückst. Beide Limits gelten für das aktive Event und gleichen sich mit dem Dashboard ab (Events → [dein Event] → Einstellungen → Drucker & Limits, dort heißt das Event-Limit „Limit gesamtes Event").

• Am Mac: Der Status-Tab zeigt beim Drucker statt „Nicht gefunden“ oder „Drucker nicht angeschlossen“ nur „Offline“. Im Tab Drucker gibt es zusätzlich die Zeile „Rolle“, normalerweise keine Zeile „Papierformat“ (10×15 wählt BoothPilot selbst), ein Grund unter „Nicht verfügbar“, und „Druckereinstellungen öffnen“ führt in die Systemeinstellungen. Siehe 17.6.

Material im Blick behalten: Jeder Druck kostet Papier und Farbband. Setz das Event-Limit auf die im Paket inkludierte Druckanzahl, dann gibt es keine bösen Überraschungen. Mit „Drucke aus der Buchung“ macht BoothPilot das für dich (siehe 3.1, Drucke und KI-Bilder aus der Buchung).

Template

• Layouts für dieses Event: die Liste der zugewiesenen Layouts in Kiosk-Reihenfolge, je Zeile Bearbeiten und Entfernen, darunter Layout hinzufügen (bis vier). Steht dort kein Layout, druckt die Box ohne Rahmen. Die Reihenfolge legst du im Dashboard fest.
• Vorlage manuell laden: Ohne Internet kannst du eine zuvor aus dem Dashboard exportierte Vorlagen-Datei vom USB-Stick laden. Geladene Vorlagen erscheinen als Liste, einzeln löschbar.
• Synchronisieren: stößt den Abgleich mit dem Dashboard von Hand an.

Startbild

Hier gestaltest du direkt an der Box den Startbildschirm, den deine Gäste zuerst sehen. Links stehen vier Karten, rechts die Vorschau: die echte Startseite der Box, im Format des Box-Fensters (im Vollbild der ganze Bildschirm) und in der Gast-Sprache des Events. Sie bleibt beim Blättern stehen. Einen Umschalter Quer-/Hochformat gibt es hier nicht: Die Box hat genau ein Format. Einen Speichern-Knopf gibt es auch nicht, jede Änderung gilt sofort. Was du für ein Event (nicht beim Testevent) oder als Gestaltung der Box einstellst, landet beim nächsten Abgleich auch im Dashboard. Dieselben Einstellungen gibt es im Dashboard, ausführlich beschrieben in 8.2, Startbildschirm der Box gestalten, und für ein einzelnes Event in 8.3.

• Startseiten-Layout: wo Logo, Eventname, Überschrift, Startknopf, Galerie-Knopf, GIF-Knopf und WLAN-Code stehen, wie groß sie sind, ihre Farbe und Schrift. Tippe ein Element in der Vorschau oder in der Liste an. Zum Verschieben ziehst du es in der Vorschau oder wählst bei Spalte und Zeile eine Zahl. Darunter stellst du Größe, Farbe und Schrift ein. Oben rechts bleibt für Statusanzeigen und Admin-Knopf frei. Mit dem Schalter „Kamera nicht verbunden (Vorschau)" siehst du, wie die Seite aussieht, wenn die Kamera nicht bereit ist (Startknopf ausgegraut, mit Hinweis).
• „Layout nur für dieses Event": Aus heißt: Du bearbeitest die Gestaltung der Box. Sie gilt für alle Events dieser Box ohne eigene Gestaltung und ist dieselbe wie im Dashboard unter Box → [deine Box] → Konfiguration. An heißt: Die Gestaltung gilt nur für das aktive Event. Ohne aktives Event ist der Schalter gesperrt. Hat das aktive Event schon eine eigene Gestaltung, steht er beim Öffnen auf An. Unter den Schaltern steht, was gerade gilt: „Es gilt das Layout dieses Events.", „Es gilt das Layout der Box." oder „Es gelten die bisherigen Einstellungen (Größen, Sichtbarkeit, Knopffarbe)." „Auf Standard zurücksetzen" löscht die Gestaltung der Ebene, die du gerade bearbeitest: Beim Event gilt danach wieder die Gestaltung der Box bzw. die bisherigen Einstellungen, bei der Box wieder die bisherigen Einstellungen.
• Texte und Tippen überall: „Überschrift" (Zeilenumbrüche werden übernommen) und „Button-Beschriftung". Lässt du ein Feld leer, gilt der Standard der Box; welcher Text dann erscheint, steht unter dem Feld. Ausblenden kannst du die Überschrift nur im Startseiten-Layout. „Auslösen auf dem ganzen Bildschirm" steht auf „Wie Box-Standard (zurzeit: an)" bzw. „… aus", „An" oder „Aus". Bei An startet ein Tipp irgendwo auf den Bildschirm die Aufnahme, der Startknopf entfällt. Texte und dieser Schalter gelten immer für das aktive Event, auch wenn „Layout nur für dieses Event" aus ist. Ohne aktives Event ist die Karte deshalb gesperrt. Den Standard für alle Events dieser Box stellst du im Dashboard ein.
• Markenfarbe und Logo: „Markenfarbe dieses Events" (Farbwähler) und „Logo hochladen" (PNG, JPEG oder WebP, höchstens 5 MB; die Box speichert das Logo als PNG). „Zurücksetzen" holt Farbe und Logo aus Konto → Branding zurück. Das gilt nur für das aktive Event, wie im Dashboard im Tab Startbild des Events (siehe 8.3), und geht nur mit einem aktiven Event aus der Cloud, nicht im Testevent.
• Hintergrund (Bild oder Video): „Bild hochladen" (ideal 1920×1080 px, PNG oder JPEG) oder „Video hochladen". Mit aktivem Event gilt der Hintergrund nur für dieses Event. Ohne aktives Event wird er der Standard dieser Box und bleibt nur auf ihr; im Dashboard erscheint er nicht. Hast du im Dashboard für diese Box einen Standard-Hintergrund gewählt, sind beide Knöpfe ohne aktives Event gesperrt, und dort steht: „Der Box-Standard kommt aus dem Dashboard und lässt sich hier nicht ändern." Wähle dann erst ein Event oder ändere den Standard im Dashboard. „Standard wiederherstellen" entfernt mit aktivem Event den Hintergrund dieses Events, auch einen im Dashboard gewählten; ohne aktives Event entfernt es den Standard, den du hier an der Box gesetzt hast.

Video als Startbild: Statt eines Bildes kannst du ein Video hochladen — direkt am Box-Admin (Knopf „Video hochladen") oder im Dashboard (Reiter „Startbild" des Events, per „Aus Mediathek wählen" oder direktem Upload; zentral verwaltest du wiederverwendbare Startvideos unter Mediathek → Startseite): MP4 (H.264) oder WebM, max. 25 MB, Empfehlung ~10–30 s bei 1080p. Es läuft auf der Box stumm in Endlosschleife. Voraussetzung: die Box ist auf einem aktuellen Release (ältere Boxen ignorieren das Video und zeigen weiter Bild/Standard). Hochformat-Videos eignen sich für Magic-Mirror-/Fotospiegel-Boxen. Auch der Sperrbildschirm der Box spielt ein Start-Video ab (stark abgedunkelt).

Reihenfolge der Hintergründe: Event-Startmedium (im Dashboard im Tab Startbild des Events oder hier mit aktivem Event gesetzt) → Box-Standard (im Dashboard unter Box → [deine Box] → Konfiguration, Karte Hintergrund (Bild oder Video)) → box-lokaler Standard (hier am Box-Admin ohne aktives Event gesetzt) → BoothPilot-Standard. Ein Event-Startmedium hat immer Vorrang; der Box-Standard greift nur, wenn das Event keins gesetzt hat. Den Box-Standard wählst du aus der Mediathek → Startseite — er braucht ein aktuelles Box-Release (v0.9.1+), ältere Boxen zeigen weiter ihren lokalen Standard. Ist ein Box-Standard gesetzt, kannst du hier ohne aktives Event nichts hochladen, weil die Box den lokalen Standard dann nie zeigen würde.

System

• App: installierte Versionen, Update-Kanal („Channel“) und „Auf Updates prüfen“ (siehe Teil 12).
• Lizenz: Status („Aktiv", „Eingeschränkt", „Abgelaufen" …), Plan und Gültig-bis-Datum.
• Druck-Orientierung: „Auto (aus Template)“ (Standard), „Querformat forcieren“ oder „Hochformat forcieren“. Nur ändern, wenn der Druck falsch gedreht ist.
• Sicherheit: „Admin-PIN ändern" (Nummernfeld, drei Schritte) und „Recovery-Code anzeigen".
• Gast-Shutdown: Optional kannst du erlauben, dass Gäste die Box selbst ausschalten — z.B. das Personal am Ende des Abends, ohne den Admin-PIN zu kennen. Aktiviere „Gast-Shutdown aktiv" und vergib einen eigenen 4-stelligen Shutdown-PIN (sollte sich vom Admin-PIN unterscheiden). Danach erscheint im PIN-Screen ein „Box herunterfahren"-Button: antippen → bestätigen → Shutdown-PIN eingeben → die Box fährt herunter, ohne dass jemand den Desktop sieht. Klappt das Herunterfahren nicht, meldet der PIN-Bildschirm „Herunterfahren hat nicht geklappt. Bitte die Box von Hand ausschalten.“ Am Mac fragt macOS beim ersten Mal einmalig nach der Erlaubnis (siehe 17.7). Zum Wiedereinschalten den Power-Knopf am Gerät drücken. Dieselbe Einstellung gibt es auch im Dashboard unter Box → [deine Box] → Konfiguration — beide gleichen sich ab. Standardmäßig aus.
• Aktionen: „App beenden“ und „Backup auf USB“ (sichert Events und Fotos auf einen USB-Stick — mit Laufwerksauswahl und Fortschrittsanzeige).
• Am Mac: Wann sich der Mac selbst aktualisiert, wie „App beenden“ wirkt und was beim „Backup auf USB“ anders ist, steht in 17.8, 17.7 und 17.9.

Diagnose

Dein Werkzeugkasten bei Problemen:

• System-Tabelle: Datum/Uhrzeit, Versionen, Upload-Warteschlange, Arbeitsspeicher, Speicherplatz, Prozessor, Laufzeit, Verbindungsstatus.
• Tests: „Netzwerk-Ping", „Cloud-Sync-Test", „Drucker-Testseite".
• Letzte Meldungen (nach Info/Warnung/Fehler farblich getrennt) und „Vollständige Logs exportieren".
• Support-Karte mit dem Knopf „Support kontaktieren" und der Box-Kennung.

Erster Schritt bei fast jedem Problem: Diagnose → „Support kontaktieren". Der Knopf legt beim BoothPilot-Team direkt eine Anfrage an und hängt die letzten 500 Log-Zeilen sowie einen kurzen Geräte-Überblick (Box, Version, aktives Event, Kamera- und Druckerstatus) selbst an — du musst nichts exportieren, wiederfinden oder abtippen. Ein Textfeld für „was ist passiert" gibt es, es ist aber freiwillig; auf einem Touchscreen mitten im Event zählt jeder gesparte Handgriff. Über „Was wird übertragen?" siehst du vor dem Absenden vollständig, was rausgeht — angezeigt wird genau das, was auch übertragen wird. In den Log-Zeilen stehen Namen von Veranstaltungen und Galerien, Dateinamen und Stückzahlen; Fotos sind nie dabei.

Ohne Netz geht es trotzdem. Die Meldung wird auf der Box zwischengespeichert und geht raus, sobald wieder Verbindung da ist — auch nach einem Neustart. Solange etwas aussteht, steht es auf der Support-Karte. Deine Anfrage landet anschließend als Ticket unter Dashboard → Feedback, wo du den Verlauf mitliest und antwortest.

„Logs exportieren" gibt es weiterhin — für den Fall, dass du die Datei selbst brauchst oder sie jemand anderem geben willst.