BoothPilot — Operator-Handbuch
Dein vollständiger Leitfaden vom ersten Login bis zum laufenden Event. Geschrieben für Operator, die ihre Fotobox selbst betreiben — Schritt für Schritt, ohne Technik-Vorwissen.
Wie du dieses Handbuch liest
Das Handbuch folgt deinem natürlichen Weg: Du legst dein Konto an, richtest dein Geschäft und dein Angebot ein, baust deine Box auf und betreibst dann Events. Du musst es nicht von vorne bis hinten lesen — über das Inhaltsverzeichnis springst du direkt zu dem, was du gerade brauchst.
Klickpfade stehen immer als Brotkrumen, z.B. Dashboard → Konto → Sicherheit. Das bedeutet: linke Navigationsleiste „Konto", dann oben der Tab „Sicherheit".
Ort-Symbole: Jeder Teil ist mit einem Symbol markiert, damit du beim Nachschlagen sofort weißt, wo du gerade bist:
| Symbol | Ort | Was das heißt |
|---|---|---|
| 💡 | Grundlagen | gilt für alle, kein bestimmter Ort |
| 🖥️ | Cloud-Dashboard | du arbeitest im Browser (Laptop/Handy) |
| 📦 | An der Box | du arbeitest am Gerät vor Ort (Touchscreen) |
| 👥 | Gäste-Sicht | das sehen deine Gäste am Kiosk |
Plan-Hinweise: Manche Funktionen gibt es nur in bestimmten Plänen. Solche Kapitel sind oben markiert:
💶 Nur Web Pilot / Autopilot — dieser Abschnitt betrifft dich nur, wenn du Buchungen und/oder eine Webseite über BoothPilot abwickelst. Reine Box-Pilot-Operator können ihn überspringen.
Wo finde ich was? — Schnellzugriff
| Du suchst … | Schau in |
|---|---|
| Konto, Login, Zwei-Faktor-Anmeldung | Teil 1 |
| Plan, Abo, Bezahlung deines Abos | 1.4 |
| Pakete, Preise, Hintergründe, Props, Coupons | 3.1 |
| Verfügbarkeit, Sperrzeiten, Buchungsregeln | 3.2 |
| Webseite oder Buchungs-Widget | 3.3 |
| Rechtstexte (AGB, Datenschutz) | 3.4 |
| Vorlagen / Druck-Layout | Teil 4 |
| Buchung, Angebot, Rechnung | Teil 5 |
| Box installieren & aktivieren | Teil 6 |
| Kamera / Drucker anschließen | 6.4 / 6.5 |
| Admin-Panel an der Box | Teil 7 |
| Boxen & Events im Dashboard verwalten | Teil 8 |
| Event starten, Walk-In, löschen | 9.2 |
| Was deine Gäste am Kiosk sehen | Teil 10 |
| Galerie, QR, Privat-Modus, Tablet-Wall | Teil 11 |
| Updates | Teil 12 |
| Ein Problem / eine Fehlermeldung | Teil 13 |
| Wartung, Reinigung, Speicherplatz | Teil 14 |
| Unterstützte Kameras/Drucker, Support | Teil 15 |
Inhaltsverzeichnis
💡 Teil 0 — Verstehen, wie BoothPilot funktioniert
- 0.1 Die zwei Welten: Cloud-Dashboard & Box
- 0.2 Die Grundbegriffe: Operator, Box, Event, Buchung, Galerie, Vorlage
- 0.3 Warum Event und Buchung getrennt sind
- 0.4 Deine drei Pläne im Überblick
🖥️ Teil 1 — Konto & erste Schritte (Cloud)
- 1.1 Registrieren
- 1.2 Der Onboarding-Ablauf
- 1.3 Dein Konto absichern
- 1.4 Plan, Testphase & Abo-Bezahlung
🖥️ Teil 2 — Das Dashboard im Überblick
🖥️ Teil 3 — Dein Angebot aufbauen 💶
- 3.1 Vermietung: Pakete, Hintergründe, Props, Lieferzonen, Coupons
- 3.2 Verfügbarkeit, Sperrzeiten & Buchungs-Einstellungen
- 3.3 Deine Webseite oder das Buchungs-Widget
- 3.4 Deine Pflicht-Rechtstexte
🖥️ Teil 4 — Vorlagen (Druck-Layouts)
🖥️ Teil 5 — Buchungen & Belege 💶
- 5.1 Der Buchungs-Lebenszyklus
- 5.2 Die Buchungs-Detailseite
- 5.3 Angebote & Rechnungen
- 5.4 Verschiebungen, Kunden-Zugang & Box-Übernahme
- 5.5 Eine Buchung von Hand anlegen
📦 Teil 6 — Die Box in Betrieb nehmen
- 6.1 Was du brauchst
- 6.2 Software installieren
- 6.3 Box aktivieren & Recovery-Code sichern
- 6.4 Kamera anschließen
- 6.5 Drucker anschließen
- 6.6 Windows zähmen & erster Testlauf
📦 Teil 7 — Das Admin-Panel an der Box
🖥️ Teil 8 — Box & Event im Dashboard verwalten
📦 Teil 9 — Täglicher Betrieb
- 9.1 Vor-Event-Checkliste
- 9.2 Event starten, Walk-In & Event löschen
- 9.3 Während des Events
- 9.4 Nach dem Event
👥 Teil 10 — Der Gäste-Ablauf am Kiosk (Referenz)
🖥️📦 Teil 11 — Galerie & Teilen
- 11.1 Online-Galerie & PIN
- 11.2 QR-Modi, Privat-Modus & Tablet-Wall
- 11.3 Galerie-Link senden & Originale als ZIP
📦 Teil 12 — Updates
📦 Teil 13 — Probleme lösen
📦 Teil 14 — Wartung & Pflege
💡 Teil 15 — Referenz & Support