Teil 10 — Der Gäste-Ablauf am Kiosk (Referenz)

👥 Gäste-Sicht — das sehen deine Gäste am Kiosk. Du stellst hier nichts ein, aber wenn du den Ablauf kennst, kannst du jederzeit helfen.

Dieser Teil beschreibt, was deine Gäste an der Box sehen. Du musst hier nichts einstellen — aber wenn du den Ablauf kennst, kannst du Gästen jederzeit helfen und Auffälligkeiten sofort einordnen.

10.1 Der normale Ablauf

Startbildschirm → (DSGVO-Hinweis) → (Layout wählen) → (Stil wählen → KI-Einwilligung)
→ Countdown → (KI-Bearbeitung → Dein KI-Bild) → Foto
→ Drucken und/oder Teilen (QR) → Galerie → zurück zum Start

Der Layout-Schritt erscheint nur, wenn dem Event mehr als ein Druck-Layout zugewiesen ist. Bei genau einem Layout geht es direkt in den Countdown.

Die KI-Schritte erscheinen nur, wenn du für das Event KI-Stile angeboten hast (Teil 16) und die Box sie gerade anbieten kann. Im Modus „Fester Stil“ entfällt die Stilwahl, die Einwilligung bleibt. Bei GIF-Aufnahmen entfallen beide, denn GIFs bearbeitet die Box nicht mit KI.

Nach einer einstellbaren Wartezeit kehrt die Box von selbst zum Startbildschirm zurück, damit der nächste Gast loslegen kann.

10.2 Jeder Bildschirm im Detail

Startbildschirm (Leerlauf)

Das Vollbild, das die Box im Ruhezustand zeigt: dein Hintergrund, dein Logo (Event-Logo, sonst dein Betreiberlogo aus dem Branding, sonst das BoothPilot-Logo), der Eventname, eine große Überschrift und der Startknopf (z.B. „Foto aufnehmen“). Wo diese Elemente stehen und wie sie aussehen, legt die Gestaltung fest (siehe 8.2, Startbildschirm der Box gestalten); im Standard steht das Logo oben links, Eventname, Überschrift und Startknopf in der Mitte, der Galerie-Knopf unten links und der GIF-Knopf unten rechts. Ist „Auslösen auf dem ganzen Bildschirm“ aktiv, startet ein Tipp irgendwo auf den Schirm die Aufnahme — der Startknopf entfällt dann, die ganze Fläche ist die Aktion. Oben rechts liegt der dezente „Admin“-Knopf (Schloss). Den Galerie-Knopf gibt es nur, wenn „Box-Galerie sichtbar“ an ist und eine Galerie verfügbar ist, den GIF-Knopf nur im GIF-Modus „Button am Startbild“. Kleine Status-Anzeigen oben rechts zeigen Kamera-Bereitschaft, Foto-Anzahl und Sync-Status — dazu bei Bedarf „Wenig Speicher — X GB frei" (unter 10 GB, siehe 14.3) und für eine Minute nach dem Start „Automatisch gewechselt auf …", wenn die Box das Event selbst gewählt hat. Ist die Kamera nicht bereit, steht dort „Kamera nicht verbunden" und der Button ist deaktiviert.

Startbildschirm der Fotobox, den Gäste zuerst sehen

DSGVO-Hinweis (standardmäßig aktiv)

Vor dem ersten Foto erscheint eine Karte mit „Was passiert?" und „Deine Rechte" und einem Link zu deiner Datenschutzerklärung. Die Texte werden automatisch aus deinen Geschäftsdaten befüllt (Firmenname, Kontakt-Mail, Datenschutz-Seite) — du musst sie nicht selbst schreiben. Der Gast tippt „Ich bin einverstanden", um fortzufahren, oder „Abbrechen". Die Zustimmung wird zum Nachweis (Art. 7 DSGVO) gespeichert. Den Hinweis kannst du pro Event im Admin-Panel (Tab Event) abschalten, falls du z.B. mit einem physischen Aushang arbeitest.

Layout wählen (nur bei mehreren Layouts)

Sind dem Event mehr als ein Druck-Layout zugewiesen (bis zu vier, siehe 4.3), zeigt die Box hier eine Auswahl: je Layout eine Vorschaukachel in der Reihenfolge, die du im Dashboard festgelegt hast. Der Gast tippt eine Kachel an, danach läuft der Countdown. Tippt niemand, geht die Box nach der Foto-Anzeigedauer (Event-Einstellungen, Standard 30 s) von selbst zum Startbildschirm zurück; ein Balken „Auto-Weiter in X s" zeigt die Restzeit. Bei „∞" bleibt die Auswahl stehen.

Die Wahl gilt nur für diesen Durchgang. Der nächste Gast fängt wieder bei der Auswahl an, und auch derselbe Gast kann beim zweiten Foto ein anderes Layout nehmen.

Die Layouts müssen nicht zusammenpassen: Ein Einzelbild, eine Vier-Feld-Collage und ein Fotostreifen mit Schnitt stehen problemlos nebeneinander. Bei einer Collage macht die Box entsprechend viele Aufnahmen (siehe Multi-Capture unten), bei einem Streifen-Layout geht der Druck automatisch an die Schnitt-Instanz (6.5).

Dieser Bildschirm braucht kein Internet, die Layouts liegen auf der Box.

Stil wählen (nur mit KI-Stilen)

Hast du für das Event KI-Stile angeboten und den Modus „Gäste wählen“ eingestellt, zeigt die Box nach dem Layout (bzw. nach dem Startbildschirm) die Frage „Welchen Stil soll dein Foto bekommen?“: zuerst die Kachel Ohne Stil („Dein Foto bleibt, wie es ist“), dann je Stil eine Kachel mit Vorschaubild und Namen. Der Gast tippt eine Kachel an. Tippt niemand, kehrt die Box nach der Foto-Anzeigedauer zum Startbildschirm zurück. Im Modus „Fester Stil“ entfällt dieser Bildschirm.

Stilwahl an der Box: „Ohne Stil“ und die angebotenen KI-Stile als Kacheln

KI-Einwilligung

Nach der Wahl eines Stils (bei festem Stil direkt nach dem Layout; bei „Ohne Stil“ geht es ohne Frage weiter zum Countdown) fragt die Box „Darf dein Foto bearbeitet werden?“ und zeigt den Einwilligungstext (16.6). Einverstanden gibt das Foto für die KI frei, Lieber ohne KI lässt alles wie bisher, ohne dass etwas übertragen wird. Tippt niemand, kehrt die Box ebenfalls nach der Foto-Anzeigedauer zum Startbildschirm zurück.

Einwilligung vor der KI-Bearbeitung mit „Einverstanden“ und „Lieber ohne KI“

Countdown & Aufnahme

Die Live-Vorschau der Kamera füllt den Bildschirm (quer oder hoch, je nach Orientierung). Eine große Zahl zählt herunter, darunter „Lächeln!". Am unteren Rand zeigen Punkte den Fortschritt. Über das „✕" oben rechts lässt sich der Countdown abbrechen.

Multi-Capture (Vorlage mit mehreren Foto-Feldern):

Oben links zeigt eine kleine Skizze, welches Feld gerade dran ist.
Nach jeder Aufnahme (außer der letzten) kommt kurz „Foto X geschafft — neue Pose!".
Nach dem letzten Bild: „Wir bauen dein Bild zusammen…" mit Lade-Anzeige.

Mögliche Hinweise: „Kamera wird vorbereitet…", „Kein Live-Bild — Kamera prüfen" (wenn nach ein paar Sekunden kein Vorschaubild kommt) oder eine kurze Fehlermeldung „Foto fehlgeschlagen" mit „Zurück zum Start".

KI-Bearbeitung (Wartebildschirm)

Hat der Gast einen Stil gewählt und eingewilligt, sieht er nach der Aufnahme „Dein Foto bekommt seinen Stil…“ mit einem Fortschrittskreis, später „Gleich geschafft – noch einen Moment…“. Mit Lieber ohne KI bricht er ab und bekommt das Original. Klappt es nicht oder dauert es zu lange, zeigt die Box automatisch das Original mit dem Hinweis „Das hat mit dem Stil nicht geklappt – hier ist dein Original.“

Wartebildschirm „Dein Foto bekommt seinen Stil…“ mit Fortschrittskreis

Dein KI-Bild (Ergebnis)

Die Box fragt „Wie gefällt dir das?“ und zeigt das KI-Bild groß und das Original klein. Nehmen übernimmt das KI-Bild als eigenes Foto (es wird in dein Layout gesetzt, falls eines zugewiesen ist) und führt zum Foto-Bildschirm, wo es mit „KI-Bild“ gekennzeichnet ist. Original nehmen bleibt beim Original. Anderer Stil öffnet die Stilwahl noch einmal, genau einmal je Aufnahme und nur im Modus „Gäste wählen“. Tippt niemand, übernimmt die Box das KI-Bild von selbst („Wird in … s übernommen“), denn es ist schon fertig und bezahlt. Das Original bleibt in jedem Fall erhalten.

KI-Ergebnis an der Box: das KI-Bild groß, das Original klein, dazu „Nehmen“ und „Original nehmen“

Foto (Vorschau & Aktionen)

Das fertige Foto wird groß und vollständig angezeigt (ohne Beschnitt). Daneben (quer) bzw. darunter (hoch) liegen die Aktionen:

„Hintergrund entfernen" — nur, wenn „Gäste dürfen den Hintergrund ersetzen" für das Event aktiv ist, die Vorlage ein Einzelbild ist und das Foto noch ein Original ist (auf einer schon freigestellten Version erscheint der Button nicht mehr). Führt zum eigenen Freistell-Bildschirm, siehe unten.
„Bearbeiten" — nur, wenn „Gäste dürfen Fotos bearbeiten" aktiv ist; siehe unten.
„Drucken" — startet den Druck; der Button nennt ggf. den Drucker. Weitere Drucke desselben Fotos macht der Gast danach über „Nochmal drucken" (bis zum eingestellten „Limit pro Foto").
„QR-Code / Teilen" — führt zum Teilen-Bildschirm. Deaktiviert bei Privat-Modus („Privates Event") oder ohne Internet („Teilen offline"), außer der Offline-QR ist gerade aktiv (11.5).
„Schließen" — zurück zum Start.

Läuft ein Auto-Weiter-Timer, zeigt ein schrumpfender Balken „Auto-Weiter in X s".

Hintergrund entfernen — Green-Screen ohne Green-Screen

Ist „Gäste dürfen den Hintergrund ersetzen" für das Event aktiv (setzt „Gäste dürfen Fotos bearbeiten" voraus), erscheint auf dem Foto-Bildschirm der Button „Hintergrund entfernen". Er führt auf einen eigenen Bildschirm: Der Gast wird automatisch freigestellt und steht vor einer Farbe oder einem Motiv — ohne Greenscreen, ohne Stoff, ohne Aufbau.

Freistellen läuft sofort. Beim Öffnen rechnet die Box die Freistellung gleich („Freistellen …"-Anzeige über dem Foto, ein paar Sekunden — das ist normal). Solange der Gast nichts wählt, bleibt „Original" aktiv; es wird nichts ungefragt getauscht. Danach tippt er eine Farbe oder ein Motiv an und sieht das Ergebnis ohne weitere Wartezeit.
Übernehmen legt die freigestellte Fassung als zusätzliches Foto an und führt zurück auf den Foto-Bildschirm. Dort kann der Gast sie drucken, teilen — oder über „Bearbeiten" noch Sticker, Filter oder Text auf die freigestellte Version legen. In der Galerie liegen dann bis zu drei Fassungen: Original, freigestellt, freigestellt und bearbeitet.
Komplett offline. Die Box rechnet das selbst — kein Internet, keine Cloud, keine Kosten pro Foto. Die Aufnahmen verlassen die Box dafür nie, was deinen Datenschutz deutlich vereinfacht. Funktioniert also auch ohne WLAN vor Ort.
Welche Hintergründe zur Wahl stehen, legst du unter Event → Einstellungen → Allgemeines mit „Hintergründe beim Freistellen" fest (Standard für neue Events unter Events → Standards, auch am Box-Admin im Event-Tab): „Farben, Startset und eigene Motive" zeigt die acht Farben, die mitgelieferten Motive (Startset) und deine eigenen Motive; „Farben und eigene Motive" blendet nur das Startset aus; „Nur eigene Motive" zeigt ausschließlich deine Hintergründe aus Mediathek → Hintergründe. Hast du bei „Nur eigene Motive" noch keins hochgeladen, bleibt der Button „Hintergrund entfernen" ausgeblendet.
Nicht bei Mehrbild-Vorlagen (Fotostreifen) — dort erscheint der Button nicht, weil Freistellen über einen ganzen Streifen nicht sinnvoll ist.

⚠️ Einmalig vorbereiten — nicht erst kurz vor dem Event aktivieren: Beim ersten Einschalten lädt die Box das Freistell-Modell einmalig aus der Cloud (~170 MB). Im Box-Admin siehst du dazu einen Fortschritts-Balken. Schalte die Funktion also zu Hause mit Internet frei und warte den Download ab — danach läuft alles dauerhaft offline. Ohne fertigen Download meldet der Freistell-Bildschirm „nicht verfügbar".

Bearbeiten (Gäste gestalten ihr Foto)

Ist „Gäste dürfen Fotos bearbeiten" für das Event aktiv, erscheint auf dem Foto-Bildschirm der Button „Bearbeiten". Der Gast gestaltet sein Foto dann selbst — alles rechnet offline auf der Box:

Filter — Look-Filter (Warm, Cool, Vivid, Schwarz-Weiß, Sepia, Fade), Helligkeit und Auto-Optimierung.
Rahmen — mitgelieferte Rahmen.
Text — Freitext, in Handschrift unten aufs Foto gestempelt; das Datum fügst du mit einem Tipp ein.
Sticker — Emojis und das mitgelieferte BoothPilot-Set, dazu deine eigenen Sticker aus der Mediathek.
Zoom — Bildausschnitt wählen.

Der Bearbeiten-Bildschirm funktioniert auch auf einer gerade freigestellten Fassung — erst „Hintergrund entfernen", dann „Bearbeiten".

Der Gast kann nichts kaputt machen: Das unbearbeitete Original bleibt immer gespeichert und wird hochgeladen. Die bearbeitete Fassung kommt als zusätzliches Foto in die Galerie.

Drucken

Während gedruckt wird, erscheint „Dein Druck kommt gleich.", danach „Dein Foto ist fertig!". Mögliche Meldungen:

„Druckfehler: …" bei einem Hardware-Problem.
Limit erreicht: „Dieses Foto wurde bereits X× gedruckt (Limit: Y)." oder „Druck-Limit für dieses Event erreicht (Y Drucke)."
„Druckauftrag abgebrochen (Timeout)", wenn der Drucker nicht reagiert.

Teilen (QR-Code)

Normal: „Scan mich." mit großem QR-Code; darunter die Adresse, auf die er führt. Standardmäßig führt der QR-Code zum eigenen Foto: Der Gast scannt und lädt sein Foto aufs Handy. Hast du unter QR-Sharing die ganze Event-Galerie gewählt, öffnet er stattdessen die Galerie (siehe 11.2).
Privat-Modus: ein Schloss-Symbol und der Hinweis, dass der Galerie-Link nach dem Event über das Dashboard verteilt wird — kein Live-QR am Kiosk.
Offline: ein WLAN-aus-Symbol und „Box offline — Online-Galerie gerade nicht erreichbar".
Offline-QR aktiv: zwei QR-Codes nebeneinander, links „1 · WLAN verbinden“, rechts „2 · Dein Foto“ (im Galerie-Modus „2 · Galerie“). Ohne eingetragenen WLAN-Namen steht nur der rechte Code mit „Im WLAN der Fotobox? Dann diesen Code scannen — ganz ohne Internet.“ Einrichtung: 11.5.
Foto noch nicht bereit: „QR-Code nicht verfügbar — Foto liegt noch nicht in der Cloud" (verschwindet, sobald der Upload durch ist; in der Praxis ein bis wenige Sekunden).
Wird vorbereitet: kurz eine Lade-Anzeige „Dein Foto wird vorbereitet…".

Zusätzliche Knöpfe: „Nochmal drucken" (falls Drucken erlaubt und Limit nicht erreicht), „Galerie" und „Fertig".

Teilen-Bildschirm der Fotobox: QR-Code zum eigenen Foto, dazu „Nochmal drucken“, „Galerie“ und „Fertig“

Galerie (Live-Übersicht)

Über „Galerie ansehen" gelangen Gäste in ein Kachel-Raster aller bisherigen Event-Fotos, filterbar nach „Alle / Heute / Letzte Stunde". Rechts daneben steht der QR-Code zur kompletten Online-Galerie mit der Karte „Alle Fotos mitnehmen“; ist die Galerie PIN-geschützt und „PIN am Kiosk anzeigen“ an, steht dort auch die PIN. Über „Neues Foto" geht's zurück zur Aufnahme. Ist noch nichts da: „Noch keine Fotos aufgenommen". Bei Privat-Modus, ohne Internet oder wenn der QR-Code nur das eigene Foto liefert (QR-Sharing auf Einzelfoto), steht hier der entsprechende Hinweis statt des QR.

Galerie am Kiosk: Kachel-Raster der Event-Fotos, rechts der QR-Code zur Online-Galerie mit der Karte „Alle Fotos mitnehmen“ und PIN

Einzelfoto

Tippt ein Gast in der Galerie auf eine Kachel, öffnet sich das Foto groß mit Pfeilen für vor/zurück und den Aktionen Drucken, Teilen und Schließen.

Pause / Box gesperrt

Hast du die Box gesperrt, zeigt sie „Kurze Pause" bzw. „Box wartet." mit Schloss-Symbol. Erst nach Eingabe des Admin-PIN geht es weiter. Gäste können hier nichts auslösen.

PIN-Eingabe & PIN vergessen

Über den „Admin"-Knopf landest du auf der PIN-Eingabe (Nummernfeld). Bei falscher Eingabe: „Falscher PIN", nach drei Fehlversuchen eine 30-Sekunden-Sperre. Der Link „PIN vergessen?" öffnet die Recovery — du gibst deinen 12-stelligen Recovery-Code ein und legst einen neuen PIN fest.

Sonderzustände (nur in Ausnahmefällen)

Lizenz abgelaufen: Die Box nimmt keine Fotos an und bittet darum, sie online zu bringen. Sobald sie Internet hat, prüft sie die Lizenz neu und entsperrt sich.
Box wartet auf Freigabe (Quarantäne): Nach mehrfachen Verbindungs-Problemen kann sich die Box vorsichtshalber abkoppeln und zeigt Recovery-Schritte samt Notfall-Code an. Folge den Schritten auf dem Bildschirm oder kontaktiere den Support.