Teil 2 — Das Dashboard im Überblick

🖥️ Cloud-Dashboard — du arbeitest im Browser.

2.1 Aufbau & Navigation

Das Dashboard hat links eine Navigationsleiste (Überschrift „Betrieb") mit allen Hauptbereichen. Welche du siehst, hängt von deinem Plan ab:

Die Startseite „Überblick" ist dein Tages-Cockpit:

• Kennzahlen (Umsatz, Buchungen, Auslastung, Pipeline) mit umschaltbarem Zeitraum. Stornierte und widerrufene Buchungen zählen nicht mit.
• Nächstes Event als große Karte mit Schnell-Aktionen.
• Offene Aufgaben — überfällige Zahlungen, neue Anfragen, bald ablaufende Angebote, Boxen ohne Paket, Events ohne Box, offene Verschiebungs-Anfragen. Farblich nach Dringlichkeit sortiert; ein Klick führt direkt zur betroffenen Buchung oder Box.
• Letzte Aktivitäten und der Live-Status deiner Boxen (online/offline).

Praktische Kleinigkeiten:

• Dark-Mode: Über das Sonne/Mond-Symbol in der Seitenleiste schaltest du zwischen hellem und dunklem Design um. Die Einstellung gilt auf allen deinen Geräten.
• Listen merken sich ihren Zustand: Filter, Sortierung und Seite in den Buchungs- und Events-Listen bleiben erhalten — kehrst du aus einer Detailseite zurück, bist du genau dort, wo du aufgehört hast.
• Filter „Aktiv" ist die Standardansicht: Beim ersten Öffnen der Buchungs- und Events-Liste blendet der Filter Aktiv abgeschlossene, stornierte und widerrufene Einträge aus, damit du nur das Laufende siehst. Über Alle (zweiter Filter) zeigst du wieder alles, über die übrigen Filter einzelne Status — darunter Widerrufen in der Buchungs-Liste.
• Abmelden und die Pflicht-Links Impressum/Datenschutz findest du unten in der Seitenleiste.
• Am Handy klappst du die Navigationsleiste über das Menü-Symbol oben links auf.

2.2 Der Konto-Bereich komplett

Dashboard → Konto bündelt neun Tabs. Hier richtest du dich einmal sauber ein:

Wichtig — Kontaktdaten gehören unter „Unternehmen". Telefonnummer und öffentliche E-Mail, die auf deiner Webseite und in Mails an Kunden erscheinen, pflegst du unter Konto → Unternehmen, nicht im Webseiten-Editor. Was davon der Kontakt-Baustein auf deiner Webseite tatsächlich anzeigt, stellst du am Baustein selbst ein: Telefon, E-Mail und Adresse haben dort je einen Schalter — so blendest du etwa eine private Anschrift aus, ohne die Geschäftsdaten zu löschen. Die Adresse ist für Besucher als Karten-Link (Google Maps) klickbar.

E-Mail-Wechsel: Änderst du deine Login-E-Mail unter Profil, geht ein Bestätigungs-Link an die neue Adresse. Erst nach dem Klick wird der Wechsel wirksam; deine Subdomain und alle Buchungen bleiben unverändert.

Box-Alerts — wenn eine Box mitten im Event streikt (Konto → Unternehmen → Box-Alerts). BoothPilot prüft deine Boxen alle 10 Minuten und meldet sich automatisch, wenn eine offline geht, der Drucker klemmt oder die Foto-Uploads hängen — bevor deine Gäste es merken. Für jedes dieser drei Probleme wählst du getrennt, ob du per E-Mail und/oder per SMS gewarnt wirst — beides ist in deinem Tarif ohne Zusatzkosten enthalten. E-Mail ist standardmäßig an; SMS ist standardmäßig aus, weil dafür deine Mobilnummer (Format +49170…) hinterlegt sein muss. Trag sie einmal ein und hak die Probleme an, bei denen du sofort reagieren musst — so erreicht dich der Alarm auch, wenn du nicht am Rechner sitzt. Damit ein kurzer Aussetzer keinen Fehlalarm auslöst, wartet BoothPilot eine Bestätigungsrunde ab — der Alarm kommt also wenige Minuten nach einem echten Ausfall, nicht bei jedem Zappeln.

Kalender-Sync einrichten (Konto → Kalender):

1. Namen vergeben („Mein iPhone", „Büro-Mac") + Detailgrad wählen — Link erstellen.
2. Der Link erscheint einmalig — kopieren und sicher ablegen. Verloren? Neuen erzeugen, alten widerrufen.
3. Im Ziel-Kalender abonnieren (im Tab stehen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Google, Apple und Outlook).

Im Feed stehen alle Buchungen (außer Tests und Stornos), alle direkt angelegten Events ohne Buchung und deine Sperrzeiten. Reine Anfragen erscheinen als „vorläufig".

Detailgrad (pro Link einstellbar, jederzeit änderbar):

• Minimal — nur Status + Link zur Buchung.
• Standard (empfohlen) — zusätzlich Eventnotiz, vollständige Adresse, Paket, Gästezahl, Buchungsnummer und Galerie-PIN. Keine Kundendaten.
• Voll — zusätzlich Kundentelefon, -mail, Preis und Kundenanmerkung. Personenbezogen → nur für Links, die du nicht weitergibst.

So kannst du dir selbst einen „vollen" Feed abonnieren und dem Personal einen reduzierten Link geben.

Latenz & Sicherheit: Google und Apple holen abonnierte Kalender oft nur alle 12–24 Stunden ab — eine frische Buchung erscheint also nicht sofort (bei Apple lässt sich „stündlich" einstellen). Wer den Link kennt, kann deinen Feed lesen. Teile ihn nicht öffentlich; einen verlorenen Link sofort widerrufen.

Datenexport (Konto → Datenexport): Deine bei BoothPilot gespeicherten Daten gehören dir — und du holst sie dir jederzeit selbst und kostenfrei heraus, ohne Anfrage beim Support (Daten-Portabilität nach EU Data Act). Praktisch für ein Backup, einen Anbieter-Wechsel oder die Weitergabe an deinen Steuerberater. Du findest hier:

• Buchungen & Kundendaten als CSV (für Excel/Tabellen) oder JSON (zur Weiterverarbeitung) — inklusive Kundenkontakt-, Event- und Zahlungsangaben.
• Galerien als Index (CSV/JSON) plus die Fotos je Galerie als ZIP — der Download ist aus technischen Gründen (Dateigröße) bewusst pro Event aufgeteilt, einen Gesamt-Download über alle Galerien gibt es nicht.

Nicht verwechseln: Buchhaltungs-Belege (Angebote, Rechnungen) exportierst du separat unter Dashboard → Dokumente (siehe 5.3).